Martin Mazura je ředitelem strojírenské firmy NAREX SAT, který se před několika lety rozhodl, že rozšíří informační systém společnosti nad Lotus Notes a pustil se do toho. Jak se tedy na systém dívá takový ten opravdový manažer, kterému může být v podstatě jedno na které technologii je vystavěn?

Už je to hezkých pár let, co jsi se rozhodl pro vybudování informačního systému nad Lotus Notes – co tě k tomu vedlo, jaké byly důvody pro tuto platformu?

Naším základním problémem byla roztříštěnost informací a to především v rámci prodejního týmu. Každý z týmu si vedl své kontakty, nabídky a další obchodní informace vlastním způsobem, což vedlo k problémům v komunikaci se zákazníky a zároveň jsme nedosahovali požadované produktivity, neboť jsme spoustu času strávili dohledáváním aktuálních informací o zákaznících a rozpracovaných obchodních nabídkách. Tyto skutečnosti byly hlavním impulzem pro řešení vnitřního informačního systému a to především pro podporu obchodních procesů.

Počet uživatelů LN je u vás relativně malý – vyplatilo se nasazení takovéhoto řešení? Jaké jsou jeho výhody, proč to stálo za to?

Ano v té době měl náš obchodní tým dva členy, nicméně jde o to, jaké procesy ve společnosti probíhají a kolik osob se na nich podílí. My jsme výrobně obchodní firmou, zabýváme se jak výrobou standardních tak i individuálních produktů a proto je nezbytné, aby informace sdíleli všichni zúčastnění počínaje obchodem a výrobou konče.

Základním naším cílem bylo dostat veškeré informace (především požadavky zákazníků) takříkajíc na jedno místo a zpřístupnit je všem, kteří s nimi potřebují pracovat a zároveň jsme potřebovali řešit možnost práce na těchto datech i mimo kancelář.

Jak reagovali zaměstnanci v průběhu implementace a jak se tváří na systém nyní, když je v rutinním provozu? Změnil se způsob jejich práce, pomáhá jim systém?

Tady naopak naše velikost z pohledu počtu uživatelů byla výhodou, takže se dala plánovaná změna a potřeba implementace velice efektivně komunikovat a dá se již dnes s odstupem času hodnotit, že implementace proběhla hladce.

V současné době je náš systém již 5 let v rutinním provozu a můžeme konstatovat, že naše základní cíle jsme splnili. Čas dohledatelnosti informace se zkrátil a hlavně jsou kdykoliv dostupné.

Zaregistrovali změnu zákazníci? Co se pro ně změnilo?

Tady je to velice komplikované přesně vyhodnotit. U nás se jedná o vnitřní informační systém, který není otevřený našim zákazníkům, aby ho využívali, i když i takové možnosti jsme zvažovali. Systém je tedy výraznou podporou v komunikaci se zákazníky a tak doufám, že i do budoucna to bude podporou pro posilování naší pozice na trhu.

IBM uvedla na trh českou verzi Lotus Notes 8 – plánujete migraci na poslední verzi, nebo pro to nevidíte důvod?

V současné době nám dobře funguje to co máme nyní. A hlavně v současné době směřujeme naše úsilí na inovační projekty našich výrobků.

Jedna věc, pro kterou stojí za to Lotus Notes používat?

Těch věcí je jistě několik, a to je pro LN dobře, jinak by jistě neobstály v delším časovém horizontu.

Pro nás to donedávna byla replikace. Tu však v současné době kdy se výrazně zvýšila rychlost a možnost přenosu dat nepotřebujeme a využíváme VPN a např. z domova každý pracuje přímo na serveru.

Avšak nyní je pro nás výraznou předností stabilita systému a minimální hardwarové požadavky.

Jedna věc, kterou bys nejraději v Lotus Notes předělal?

Na tuto otázku mohu odpovědět jen z pohledu uživatele, takže by to byl asi design a uživatelské prostředí pošty, ale kdybych neznal MS Office tak bych byl spokojen.

Dokážeš odhadnout, z kolika procent využíváte možnosti Lotus Notes?

Myslím si, že určitě nevyužíváme zcela veškeré možnosti LN

Uvažuješ o nasazení některého dalšího produktu IBM? Pokud ano, kterého a proč?

Svého času jsem uvažoval o Workplace Services Express. Myslel jsem na WSE jako na nástroj, který by dal hlavní informace na jednu plochu, a zároveň se z ní dalo postupovat na detailnější informace z jednotlivých IS, které využíváme. Výroba, fakturace, sklady, docházkový systém atd. nám běží na jiném IS než LN, takže jsem spíše uvažoval o jistém vylepšení uživatelského prostředí a sjednocení vstupu k datům. V té době se však naše úsilí muselo přesměrovat na jiné projekty, a tak jsem od tohoto záměru upustil.

Kdybych měl malou firmu a přemýšlel nad implementací nějakého interního systému – doporučil bys mi řešení nad Lotus Notes nebo bys to zmínil jenom jako jednu z dalších variant o které stojí za to popřemýšlet?

Já se domnívám, že ani tak nejde o velikost firmy jako spíše o hlavní cíle a potažmo strategii, kterou se má těchto cílů dosáhnout. A je tedy nezbytné na každý systém nahlížet jako na nástroj, který má pomoci dosáhnout stanovených cílů a zároveň být efektivní a také by měl na sebe vydělat. LN a nad nimi nabízená řešení  mají jednu velkou výhodu a to možnost řešit opravdu individuální požadavky zákazníka. Takže firma může začít základním nabízeným modulem a případně rozšířit o další a zároveň si některou část nechat zpracovat na základě individuálních požadavků.

Jsem přesvědčen, že až nastane doba (nebo už tady je?), kdy o výběru informačních systémů nebude rozhodovat oddělení IT a bude na systém nahlíženo, jako na nástroj k realizaci strategie firmy bude Lotus Notes a nad ním postavená řešení rozšířena daleko více než je tomu doposud.  

Napiš komentář, díky!