Google & Salesforce – what is possible?

If you didn’t notice yet, Salesforce plays pretty well with Google. Also very often customers already use Google Apps and they ask what is possible in terms of integration.

Let’s take a look at what I found.

  • Salesforce Essentials for free
  • Web-to-Lead and UTM parameters
  • Web-to-Lead and Google AdWords
  • Single Sing-On with Google
  • Lightning Sync
  • Einstein Activity Capture
  • Gmail pane
  • Google Drive Integration
  • Data Connector
  • Analytics 360

Salesforce Essentials for free

A while ago there was a promotion which gave Salesforce users access to Google Apps for free (for a year), now it is the other way around and you get Salesforce Essentials for three months for free (if you are user of Google Workspace, the new name for G Suite).

Web-to-Lead and UTM parameters

Web-to-Lead is the easiest way how to connect your web to Salesforce to create leads. You can definitely have different landing pages with different web-to-lead forms, each with hidden field saying from which page the lead was created. At the same time your marketing people probably want and do utilize the UTM parameters and would love to catch this level of granularity on leads.

The good news? It is possible! Just create the fields you need and simple JavaScript can fill them in with values as described in gaconnector article.

Use Pardot?

For Pardot there is dedicated Google Analytics connector, which basically do the same and fill-in the section on prospect record.

The Spot for Pardot has a whole blog post about it.

Web-to-Lead and Google AdWords

It is really great, you have all the UTM parameters in Salesforce, know which campaing brings the most people. But maybe it would be also nice to have this info in Google AdWords, because the conversion you are looking for is not when lead is created, but when opportunity is won.

Again, the good news is, that this should be possible, thanks to something called GCLID. The full setup is described on Google site, full disclosure here – at the time of writing this article I wasn’t able to connect those two systems together 🙁

Single Sign-On with Google

When you have users in Google Apps, it makes sense to allow them to use the same username and password to login to Salesforce and have one struggle less. And I already wrote an article how to do it.

Lightning Sync

Sorry new customers, this feature went away in Winter ’21. For the older customers it is still available and allows you to sync contacts and calendars between Salesforce and Gmail on server-to-server basis, no need to setup anything on client side.

The whole process is described in Salesforce help, basically you need to setup something on Google side and then something on Salesforce, choose for which users it should sync things and then be patient.

For new customers there is Einstein Activity Capture, which has completely different set of features.

Einstein Activity Capture

This feature is similar to Lightning Sync as it also sync contacts and events, but on top of that it can capture emails sent and received in Gmail.

The important word in the previous sentence is „capture“, because things which are captured are not stored in Salesforce (even though it look like), but they are stored on AWS servers and will disappear in 6 months plus you cannot report on them with standard reports. See other limitations in help.

For setup you basically just assign users, which should use this feature, specific permission set, create configuration (what will be synced and what is the default sharing type) and then users need to authenticate with Gmail (the same works for MS Exchange, where you can also use system account).

Gmail pane

I would say the most used integration between Google and Salesforce – addon to Chrome browser, which adds into your Gmail right panel. When you open email, it will find that email in Salesforce and show relevant information, plus you can save the email with one click into Salesforce.

The same works when sending email plus a few other features, such as use templates you have in SF or create additional records.

I already wrote about it a while ago and covered other ways how to get emails into Salesforce as well.

Google Drive integration

Previously (Classic era) you could link Google Docs directly to records in Salesforce. It has been changed greatly with Lightning and Files and now you can use Files Connect (included for free) for similar use case. And I already wrote a blog post about it.

The great thing is, that it can respect your rights in Google Drive, able to do a file preview and a few additional things compared to the previous functionality.

Data Connector

I’m not sure this add-on to Google Sheets is as awesome as XL-Connector, but it works pretty well (as much as I tested).

Google Data Connector

You have to install the plug-in to Google Sheets (nothing with your browser), then you authenticate your org and it can show a pane on right side.

Get data from report or import them to sheet based on SOQL or user defined filter plus selection which fields you want to get. And then you can select rows (or all of them) and update or insert them back to Salesforce.

Pretty cool, I didn’t play with limits, but this can be super awesome for regular users.

Analytics 360

This one is big, a lot of customers ask me how to import Google Analytics data to Salesforce and I always have to say that Google Analytics is something else to Analytics 360.

But if you can spare those $150 000 per year you can get some extra value as sales data will be available in Analytics for use in attribution, bid optimization and audience creation, data from Analytics can be available in Marketing Cloud at all these fancy things.

What did I miss?

Are you aware of any other integration between Salesforce and Google I missed? Let me know, super curious to hear that.

Napiš komentář, díky!

Import data to Salesforce with Keboola

Problems consultants have on weekly basis – how to quickly get data into Salesforce.

A few ways everyone knows about – Import Wizard, which I try to start away as far as possible as I never know what it will do; Data Loader, which needs Java; Workbench, which can process just files up to 2MB; DataLoader.io, which is free up to 10 000 records; Talend, which you probably need to learn.

But what if you cannot use Java, if you have more than 10 000 records and you don’t really want to pay? Keboola is here to save you.

Free tier

I’ve been using Keboola for a few years, no extensively, just every than and now and I’m still surprised how „easily“ it can be extended if you have some basic developer experience.

And just lately they introduced two important changes in their payment model.

The first thing is „free tier“, where you can use up to 300 minutes per month, which is not bad at all. I tried to import a few big files into Salesforce and used a few minutes. It all boils down how effective your import can be, which goes back all the way to the best practices of disabling process builders, have clear data and all those things, including whether you can run your import in paralel or it has to be in serial mode because of locking issue. All in all – make your import as smooth as possible and it will use as little minutes as possible.

Second thing they did lately is „pay as you go“ model. Before it was always contract based and their prices started (if I’m not mistaken) around 2 000€/months. Pay as you go can put you lower, utilizing the free tier and then just pay any extras you have.

How hard is it?

After UI change they did a while ago, I feel it is super easy.

  • sign up at Keboola (no credit card required);
  • create bucket in Storage (maybe you will find out why you need to choose in or out, but it probably make sense, that things which go to Keboola are in the „in“ bucket, the others in the „out“);
Storage page
  • import your CSV data into the system, the only rule here is probably that the table name should be the same as the object name in Salesforce;
  • in the Components menu choose Writers and select Salesforce;
Writer definition
  • first thing is to define the connection things – username, password, security token, sandbox/production. Also you can choose the serial/paralel mode here, specify operation (insert, upsert, update, delete) and some others;
  • last thing – choose the tables you want to update, you can also choose only some columns to upload;
  • click the magic Run Component and hope for the best. You can monitor the job on the Jobs page;
  • done!

That’s it?

Not at all, you just scratched the top of what Keboola can do. Obviously it can extract data from Salesforce as well, it even have a Scaffolds – predefined template – which will extract the typical Sales objects from Salesforce and linked them together in Snowflake, which sits under Keboola, so you can do additional magic with it.

Obviously there are tons of other connectors – ActiveCampaign, Asana, Facebook Ad, FTP, Google AdWords, Google Analytics, LinkedIn Ads, Mailchimp, Microsoft Dynamics, Zendesk, some banks, some (especially Czech) invoicing systems.

Plus you can do transformations directly in Keboola (in Python or Snowflake directly in free tier, additional technologies supported in paid version), you can orchestrate all those things (extract data, transform, upload back).

Keboola is one big animal, which can cover most if not all of your data needs. Feel free to use it to just import your data to Salesforce as it doesn’t really have limits, at the same time you might use it way more. Go for it!

Napiš komentář, díky!

Stát se investorem, Mikuláš Splítek

Akciové trhy, forex, CFD, EFT, opce a další věci pro mě nejsou věci neznámé, mám je rád, věnuji se jim již hezkých pár let, někdy i úspěšně. Stejně tak si rád ču knihy, které se této oblasti věnují a přemýšlím, jaký je vlastně ten můj obchodní styl, kromě toho, že jsem neskutečně líný.

Když nakladatelství Jan Melvil vydalo knihu Stát se investorem, tak jsem si ji zapsal do svého seznamu knih, které bych si chtěl přečíst. A dostalo se na ní překvapivě rychle. To jsem ještě netušil, že mě asi vyjde pěkně draze.

(kniha) Stát se investorem je jako doušek svěží vody. V dobách, kdy vrcholí mánie pasivního nakupování a investoři různých typů se uchylují k použití umělé inteligence, vychází kniha, která do centra dění staví člověka. Člověka, který nejen přemýšlí, ale v duševní činnosti, kterou investování je, nachází krásu. Mikuláš chápe investování jako cestu. Cestu poznání světa i sebe samého.

Daniel Gladiš, Vltava Fund

Růstový, hodnotový, swingový, dlouhodobý, technický, krátkodobý, pasivní, těch stylů, v jakých se můžete cítit dobře, je hrozně moc. Já mám na Twitteru pár lidí, které sleduji (mimochodem tohle je také zajímavá věc), přemýšlím co nakoupili a jestli to chci zkopírovat. Počítám s tím, že mohu nastoupit pozdě, že neobjevím geniální myšlenku před všemi ostatními, že se často spálím. Technickou analýzu používám v základech, protože těm dlouhým finančním výkazům nerozumím a asi pořádně rozumět nechci, protože nechci strávit dny a týdny analyzováním jedné společnosti, jejího oboru, konkurentů a dalších věcí. Souhlasím, že pravidelně investovat do podílového fondu by asi byla ta nejlepší věc a s částí svých peněz to tak i dělám. Ale proč si s tím zbytkem nehrát, aby se člověk nenudil a mohl mít občas pocit, že je geniální (celá ta squadra akcií kolem Salesforce mi prostě dělá radost).

Autor knihy se mi snažil ukázat, že bych na to měl jít jinak. Dával pravidelné otázky a úkoly k plnění, abych ani nedoufal, že v knize najdu konkrétní tipy na akcie, které budu moci jenom zkopírovat. Abych do věci investoval čas a energii, dal si dohromady vlastní investiční myšlenky, seznámil se s obory, našel úžasné věci.

Pokuste se v následujících dnech a týdnech o sobě uvažovat jako o kombinaci dvou osob. Ve své vlastní psychice oddělte hlasy umělce a vědce a sledujte odlišnost jejich povah.

K tomu všemu to celé doprovodil spoustou zajímavostí, u kterých přemýšlíte, zda do toho vlastně ten čas investovat:

  • asi 40 % firem na burze nevydrží 10 let (mohou být převzaty, takže to zase není tak špatné);
  • asi 4 % firem přinesly za 10 let zhodnocení 300 % a více – stačí je najít (mezi těmi cca 60 000, které se na burzách obchodují);
  • čas plyne různě rychle, velké pohyby se dějí hodně rychle;
  • poznejte firmy osobně (u malých to jde lépe), mluvte s managementem, ptejte se;
  • existují tabulky na všechno – růst amerických firem podle velikosti a oboru, korelační koeficienty pro provozní marži a tuna dalších věcí, které vám při studiu firem mohou pomoci. Absolutně jsem netušil;
  • nesdílejte své investiční nápady, sepsání teze je totiž zdlouhavé a vyžaduje značné úsilí, k překonání obtíží pomáhá mlčenlivost <- jako fakt? fíha;
  • alespoň jednou za půl roku proveďte sebereflexi a korekci vašich investičních hypotéz;
  • dělejte si zápisky, uvádějte i hodnotové soudy;
  • v každém roce se objeví alespoň jedna firma, která v následujících dvou dekádách přinese stonásobné zhodnocení.

Jaká podstatná věc se během následujících tří až pěti let ve světě změní, ale jen velmi málo lidí by se na tom se mnou shodlo?

Ta kniha se nečte úplně lehce. Otázky a úkoly jsem škrtnul, ale stejně to není něco, co byste prolistovali za odpoledne. K některým stránkám jsem se vracel a četl několikrát, ať už proto, že to bylo hutné čtení, nebo jenom proto, že mě to zaujalo a chtěl jsem si ji užít ještě jednou.

Současně z ní mám zase škrábání na hlavě. Investování je fakt seriozní činnost, kterou by asi člověk úplně neměl mít jenom jako koníček, ke kterému se čas od času dokope a bude doufat, že ty jeho výnosy také nebudou špatné. Složené úročení je nepřítel, každé malé procento ročního rozdílu jsou velké peníze na dlouhých horizontech. Jenže, … no tak uvidíme. Ten Mikulášův fond v každém případě (jasně že jenom podle toho relativně krátkého grafu historické výkonnosti) nevypadá špatně.

Veřejnost by neměla financovat primární úpisy akcií. Měla by nejprve dva až tři roky počkat, až firma projeví stabilitu pod tlakem veřejného obchodování, a až poté uvažovat o nákupu jejích akcií.

Benjamin Graham

Kniha doporučuje spoustu dalších knih, mnohé z nich mám na svém seznamu doporučené dalšími lidmi, které respektuji, další mají alespoň vtipné názvy. Čas je tedy dát na vrchol čtecí hromady a konečně se k nim prokousat, něco mi říká, že to bude stát za to.

Kde koupit:

Napiš komentář, díky!

Tři “takeaways” z mé trojnásobné zkušenosti se Salesforce

Vděk, kritický pohled na zaměstnavatele a vystřízlivění z naivity. Těmito slovy bych popsala to, co mi moje zkušenost se světem Salesforce přinesla. A za každý z těchto poznatků jsem nesmírně ráda. Měla jsem možnost vidět Salesforce z různých úhlů pohledu – z pohledu zaměstnance v evropské centrále, z pohledu zákazníka i krátkodobě z pohledu implementačního partnera.

Ve správnou dobu na správném místě

Celé to začalo úplně jednoduše. Vlastně náhodou. Ve firmě, ve které jsem pracovala už při studiu, se moje pozice rušila, a tak jsem přemýšlela, co dělat dál. Ve stejné době mi napsala mimo jiné i recruiterka ze Salesforce a já jsem tomu upřímně nevěnovala moc pozornost. Dodnes si pamatuji výraz přítele, když jsem se ho zeptala, jestli náhodou firmu Salesforce nezná. Díval se na mě, jako kdybych spadla z višně. Ne, neznala jsem ji. Stejně jako ji v té době neznala spousta dalších lidí v Česku v mém věku. A povědomí těch, kteří ji znali, se dost často omezovalo pouze na systém CRM. Asi už tušíte, co tehdy byla jedna z největších výzev nás všech, kteří jsme pracovali pro středoevropský trh, a to budovat povědomí o značce.

Od té doby (v irské pobočce jsem pracovala v letech 2016-2017) se toho v celém regionu hodně změnilo, počet zákazníků a implementačních partnerů vzrostl, s tím souvisí i rapidní růst obchodního týmu – Salesforce byl a je prostě cool. O tom, jak zajímavá technologie se pod značkou skrývá, už toho bylo a nepochybně ještě bude napsáno hodně. Tyto rozbory (často obsahující neskutečný počet buzzwords všeho druhu) přenechám jiným.

Není firma jako firma

To, co mě osobně zaujalo a do budoucna ovlivnilo nejvíce, je firma jako zaměstnavatel. Salesforce nabízí neskutečně pokrokový přístup k zaměstnancům i ke svým zákazníkům. Nejedná se jen o nápisy na zdi ve firemním lobby, ale jsou to skutečné hodnoty zakořeněné v manažerech a v lidech (alespoň ve většině, které jsem měla možnost potkat). V Irsku jsem strávila pouze jeden a půl roku, ale i to stačilo na jistý firemně-kulturní šok po návratu do ČR. U nás mám bohužel dodnes dojem, že respektování nastavených firemních hodnot není zcela samozřejmé. Jedním z mých poznatků po návratu bylo také uvědomění si, že těchto hodnot si zaměstnanec nejvíce váží, až o ně přijde. Tím tedy k prvnímů z mých “takeaways,” čímž je vděk.

Příkladem může být vypracovaný, předvídatelný systém kariérního růstu. Nikdo z manažerů nechtěl, aby lidé na nižších pozicích zůstávali příliš dlouho, naopak je systematicky připravovali na role další, což bylo obrovskou motivací pro práci. Transparentní rozhovory o platech byly naprosto běžné. Platové ohodnocení bylo férové a rovnocenné v rámci stejných pozic, neexistovaly rozdíly mezi jednotlivými pohlavími či národnostmi. Férovost se promítala také v týmové spolupráci a vzájemné podpoře kolegů. Jsem přesvědčená o tom, že pokud firma podobné hodnoty v praxi opravdu respektuje, promítá se to pozitivně nejen ke vztahu k zákazníkům, ale i k loajalitě zaměstnanců vůči firmě. Nejeden z mých přátel po odstěhování z Dublinu pokračoval u dalších poboček Salesforce, popřípadě u implementačních partnerů různě po světě. Můj příběh byl sice trochu jiný, ale od té doby mi není jedno, pro jakou firmu pracuji. K zaměstnavatelům se snažím stavět kriticky, což je mým druhým “takeaway.”

Když mě život v Dublinu přestal naplňovat (nic proti Irsku, ale život na ostrově je… no prostě jako život na ostrově), přála jsem si pro Salesforce nadále pracovat, jenže v Česku bohužel žádná pobočka není. Práce u jednoho z jejich partnerů mě v danou chvíli moc nelákala, a tak jsem byla vděčná za možnost zůstat s technologií Salesforce v kontaktu skrze práci u jednoho ze zákazníků. Od té doby jsem měla možnost prohlédnout způsob využívání Salesforce řešení z pohledu různých zákazníků, ať už osobně nebo na základě různých rozhovorů.

Pohled z druhé strany

Tím největším zjištěním v rámci zákaznického pohledu, a zároveň třetím “takeaway,” bylo jakési “vystřízlivění” z naivity, kdy jsem si uvědomila, že maximálně efektivní nastavení Salesforce řešení přímo v centrále je opravdu případ pouze centrály (tímto se omlouvám všem firmám, jejichž nastavení jsem neměla možnost poznat). Salesforce není levná záležitost, a proto mě velmi překvapilo, že některé firmy si řešení koupí, nějak ho implementují, ale dále se mu nevěnují – časově či finančně. Neinvestují do profesionální konzultace, neškolí své zaměstnance pravidelně (popřípadě vůbec), anebo – a to mi přijde jako velká škoda – nevyužívají dostatečně potenciálu integrace či úplné náhrady stávajících řešení a “motají” všechny své systémy dohromady – na což doplatí koncový uživatel.

Moje zkušenost v rámci spolupráce s konzultačním partnerem je velmi krátká, proto si ji netroufám podrobně hodnotit. Kromě toho, že jsem se znovu přesvědčila o tom, že profesionální konzultace je pro firmu investicí, která se vyplatí, jsem si všimla také jednoho zajímavého faktu. Jedná se o propojení české Salesforce scény. Partnerů je u nás hodně, ale jsme velmi malý trh, a tak se jedná o prostředí, kde se lidé velmi dobře znají a vědí o sobě víc, než bych čekala. Což může být jak výhoda, tak i nevýhoda 🙂

Tereza Heriánová

Tereza Heriánová – V současné době už nejsem součástí této skupiny, ale pevně doufám, že stále patřím k Salesforce Ohana jako jeden z fanoušků této zajímavé technologie. Stále využívám Salesforce jako jeden se zákazníků a věnuji se customer success v americké softwarové firmě. Může to znít jako klišé, ale opravdu věřím, že pokud je zákazník centrem vaší práce (a v sales i customer success to platí dvojnásob), pozitivně se to projeví především na výsledcích.

Napiš komentář, díky!

Nonprofit Dreamin

Salesforce’s 1-1-1 model has impact also on Salesforce partners and consultants, who want to help good things on their own as well. I already published an article what it takes to implement Salesforce to non-profit organization and now I’m happy to announce, that at the beginning of next year, there will be a whole conference dedicated to non-profits. People who work there or people who want to find more about it – Nonprofit Dreamin.

January 28 – 29, 2021

The most important part about this conference at the moment is the fact, that the call for speakers is open and you might find some great topic you want to talk about.

From my experience, get the idea what to talk about is the hardest part of the whole thing, so I tried to brainstorm some, so you can pick one of them and … who knows:

  • how CRM improved our fundraising;
  • 5 reports we use every day to better connect with donors;
  • automation – what it takes and what makes sense;
  • NPSP basics;
  • what are all the additional modules available with NPSP;
  • households and how to properly handle them;
  • 3rd party apps you should use – mailing, virtual events, workshops, swag delivery, paper letters;
  • how to manage volunteers in Salesforce;
  • is corporate fundraising the same as normal sales process;
  • marketing automation 101;
  • will we be able to use Marketing Cloud;
  • payment gateway integration;
  • is Salesforce for fundraisers only or can it use the whole organization;
  • how to manage event in Salesforce.

Plus I got a few ideas from others:

  • Helping cover the decision making gaps at Nonprofits;
  • Engaging stakeholders (particularly volunteers);
  • Managing demand when no one wants to take ownership or management is competing! What’s the next step?!
  • What I wish someone had told me about the Nonprofit sector;
  • Dealing with technical debt on budget;
  • What does the role of nonprofit Admin look like?
  • How to effectively train volunteers and part timers?
  • Can Salesforce be looked after by a volunteer?
  • When it is the right time to use the NPSP;
  • NPSP’s best hidden features;
  • How to encourage user adoption in a nonprofit;
  • Salesforce Communities or FormAssembly/FormTitan. How to decide on a suitable tool?

I would say the topic can be really focused towards those who don’t have any experience with Salesforce at all (so you are the expert, because you know how to log in), as well as those who want to help (so you are the expert again because you know what NGOs need) or those using Salesforce on daily basis (so you as a consultant might be able to broaden their horizont, but keep you session NGO focused).

Who will submit their session first? Deadline is November 7th, so do it right away!

Napiš komentář, díky!