Salesforce and Emails

Salesforce = CRM. CRM = Customer Relationship Management. Relationship Managements means (at least to me) to store information about activities I do with customers, not just the hard data (such as their names and phone numbers). And emails are pretty crucial activities and a lot of companies solve their „sharing“ by forwarding them to people or putting everyone on a copy. Saving the important emails to Salesforce sounds way more functional to me.

The „why“ is probably pretty obvious – when people leaves company I still have the important emails at one place and don’t have to sift through their mailbox; you don’t have to resend emails to others, they can find it on their own; when new person join company they can see all the historical correspondence; etc. And maybe Einstein will use it to predict the likelihood of making the business happen.

So, how can I get emails to Salesforce?

1. Send them from Salesforce

Well, this works only for the outbound emails, but you need to start somewhere. By default you can send emails from any contact/lead/opportunity – on the right hand side you have the action.

You can use templates (the whole email which might include merge fields so you don’t have to think about people names), quick text (which is quite similar to templates, but usually used for shorter texts), insert files (by default files up to 3MB are sent in email, bigger saved in SF and only link is provided, but you can change this behaviour for individual emails, not mass emails).

Each user can change their signature in settings and also choose whether they want to get emails sent from Salesforce in BCC to their email address. And if you struggle how to get logo into your signature here is some way, which isn’t 100 % user friendly.

You can also choose whether the emails will be send directly from Salesforce or via Gmail/Office 365, you can set relay through your email server, bounce management (should user be notified that the email bounced or is showing it in SF enough), you can also set a hard BCC copy for compliance reasons.

2. Special email address

Second way how to get outgoing emails to Salesforce is to use dedicated email address which you put into BCC of every email you want to record when sending from your regular email client.

Admin just need to enable it in Setup (Email to Salesforce) and each user can find in their settings long ugly email address which they will put into BCC and Salesforce will link the email automatically to contact/lead based on their email address. You can specify what should happen if it will not find the contact as well.

It doesn’t solve the incoming emails but as Salesforce says – you confirm them anyway, so no harm has been done.

3. Outlook/Gmail app

For Outlook (connected to Exchange) and Gmail (the one in Google Apps, not the free one and only for Chrome browser) you can install special extension, which will add a right pane into it. When you open email it will show details from Salesforce and you can set which information you want to see, you can also save the email to SF with one click and save emails you send as well.

You can use templates from Salesforce, create tasks in Salesforce or even new records, pretty handy extension provided by free.

4. Einstein Activity Capture

This works automatically, is free for everyone with up to 100 Sales Cloud Licences and users just need to connect their Gmail/Exchange account with SF.

Magic happens – any email you send or receive is automatically linked to records Einstein decides it should be linked to. Which also means they if it decides there is no link it won’t link the email even though you send it from Salesforce – eg. when you send email from Opportunity but it isn’t linked to contact, the email will not be logged to the opportunity. One more argument to correctly link everything together.

Even more crucial might be, that these emails aren’t saved in SF even though it looks like, they are saved in AWS. Meaning you cannot report based on them and they will also disappear after 6 months, which is pretty bad.

5. Salesforce Inbox and 3rd party apps

The legacy Inbox app has been discontinued and is now part of the extension mentioned in #3 plus there are great 3rd party apps you might want to use, such as Ebsta, Cirrus Insight and others.

They are paid extra and provide extra features as well – automatically update contact info, work on mobile phone, allow customer to choose time for a meeting with you (Salesforce has a Lightning Scheduler add-on for this) and a few other things you probably didn’t need at first but when you check them out you’ll find out you really need them.

What do you use?

How do you link emails to Salesforce and do you or feel it isn’t important? Which app is the best and we all should know about it?

Napiš komentář, díky!

Neziskovky a Salesforce

Už niekoľko rokov sa pohybujem v neziskovom sektore, najprv v Českej republike, neskôr na Slovensku. Ľudia v neziskových organizáciách sú často veľmi všeobecne kritizovaní za nedostatočnú profesionalitu. V mojom príspevku by som vám chcela priblížiť každodennú realitu týkajúcu sa CRM systému organizácií, v ktorých som pracovala a ktoré sú vo svojich oblastiach činnosti považované za špičkové.

Nechcem zachádzať do podrobností, preto použijem trochu zovšeobecnenia a za mierne skreslenia sa vopred ospravedlňujem svojim kolegom, ide o môj subjektívny názor. Základom práce v nezisku je, že každá organizácia je finančne aj personálne poddimenzovaná. Nie sú peniaze na vlastné IT oddelenia, ani na výber kvalitných dodávateľov. Väčšinou musíte mať šťastie, že sa nájde konzultant, ktorý je fanúšikom toho, čo robíte, a peniaze rieši až na druhom mieste.

Tak napríklad ja ako fundraiserka (človek, čo sa stará o príjmy od rôznych segmentov darcov – spoločnosti, fyzické osoby, inštitúcie) som v jednej osobe okrem každodennej práce s darcami, často zodpovedala zároveň aj za implemetáciu Salesforce, direct marketingové kampane, zadávala výrobu nového webu… V bežných firmách je na to celý tím. Samozrejme nemala som k dispozícii vlastného IT pracovníka a s dodávateľmi bola bežná prax taká, že si obvykle museli najprv vybaviť atraktívnejšie zákazky, kým sa dostali k vám.

Financie na nákup databáz vyvinutých špeciálne pre potreby neziskových organizácií, ktoré bežne využívajú napr. organizácie v Anglicku alebo Amerike, už neboli vôbec. Vývoj vlastných produktov väčšinou stroskotal – dodávateľa väčšinou prešlo nadšenie, keďže peniaze boli minimálne, a my ako zadávatelia sme sa často stratili vo vlastných nesystémových a nesystematických požiadavkách, keďže naozaj nie sme databázoví špecialisti.

V tejto realite som sa zrazu dostala k ponuke organizácie CRM pre neziskovky, ktorá ponúkala implementáciu Salesforce špičkovými odborníkmi-dobrovoľníkmi za minimálnu sumu spolu s faktom, že Salesforce ponúka 10 licencií pre segment neziskoviek spolu s výraznými zľavami na ďalšie jeho produkty. No nekúpte to 😊

To je jeden z hlavných dôvodov, prečo som stála pri implementáciách Salesforce postupne v štyroch organizáciách, implementáciách často tvrdo vybojovaných so správnymi radami dotknutých organizácií. A tu sú ďalšie dôvody, prečo je Salesforce pre mňa stále optimálnym riešením:

  1. Salesforce je svetová jednotka, takže máte k dispozícii produkt, ktorý využívajú najbohatšie firmy sveta so sofistikovanými procesmi, ktoré je SF schopný pokryť a neustálym vývojom vylepšovať.
  2. Máte podporu pri implementácii a následnom vzdelávaní prostredníctvom organizácie CRM pre neziskovky, prípadne ďalších firiem, ktoré sa na českom a slovenskom trhu pohybujú.
  3. Samotný SF okrem licencií zdarma ponúka taktiež možnosť prepojenia s odborným konzultantom ako jednu zo svojich aktivít v rámci vlastnej spoločenskej zodpovednosti.
  4. Môžete vy a ktokoľvek z vášho tímu využívať zdarma Trailhead – online prepracovaný systém vzdelávacích modulov a získavania odborných certifikácií.
  5. Pomoc, informácie, výmenu skúseností alebo spojenie s ostatnými zákazníkmi, certifikovanými partnermi a zamestnancami využívajúcimi produkty pre neziskovky a vzdelávacie inštitúcie využívajúce produkty Salesforce jednoducho nájdete aj v rámci portálu-hubu Power of Us
  6. Salesforce je robustné riešenie, ale vy sa môžete rozhodnúť, ktoré jeho funkcionality budete využívať. IT neprofesionálom ako som ja dáva systém v spolupráci s konzultantom zároveň možnosti, aby bolo možné neskôr v prípade potreby pripojiť ďalšie elementy systému. V súčasnosti je to napríklad Marketing cloud s automatickými kampaňami.
  7. Salesforce využíva v súčasnosti stále viac organizácii v Čechách aj na Slovensku, čo umožňuje jednoduchú výmenu skúsenosti získané priamo v našich relevantných podmienkach.
  8. So Salesforcom sa vám nemôže stať ako napríklad s produktom Microsoftu Navision, že sa prestane vyvíjať niektorá z jeho starších verzií a vy môžete nákladne viac-menej systém pre seba nanovo upravovať.
  9. Aplikácie tretích strán pre Salesforce, keďže ide o CRM svetového giganta, často ponúkajú API špeciálne vyvinuté na prepojenie práve so Salesforcom.
  10. Najúžasnejšia reportovacia funkcia – nemusíte byť excel profesionálom a viete si vytvoriť prehľadné a ľahko prispôsobiteľné reporty.

Toto je také moje základné desatoro benefitov Salesforce. V čom sa ukázal ohromný prínos pre mňa, bolo, že základnú poučku „že nemôžu existovať žiadne separátne excelové súbory, najlepšie poukladané len v osobných priečinkoch kolegov“ sa mi vďaka Salesforce podarilo uviesť do praxe.

A čo vám umožní Salesforce, pokiaľ vaše excely „dostanete“ do systému? Uvediem len zopár príkladov, ktoré podstatne uľahčia prácu:

  • Umožní vám to jednoduché vyhľadávanie naprieč celou databázou, evidenciu entít rôznych úrovní a jednoduchú prácu s nimi.
  • Pri každom kontakte môžete mať informácie – či je to darca a jeho históriou podpory, alebo len odoberateľ newslettra.
  • Priamo z banky si každý deň sťahujete bankové výpisy, takže môžete jednoducho do ideálnych 24 hodín poďakovať darcom personalizovaným emailom (v SF si môžete nastaviť šablóny emailov s premennými ako meno darcu, výška daru a pod.) a môžete si overiť, či si príjemca email otvoril.
  • Kompletná história darov vám umožní pomocou reportov robiť rôzne druhy segmentácií pre kampane a hneď z reportu priraďovať na pár klikov darcov do vytvorených kampaní.
  • Okrem odosielania jednotlivých alebo hromadných emailoch priamo zo systému, môžete v Salesforce sledovať aj históriu schôdzok alebo telefonátov na všetkých kontaktoch.

Už tieto základné funkcionality, spôsobili skutočnú „centralizáciu a modernizáciu“ oddelení aj organizácie, keď zrazu boli všetky potrebné dáta v jednom systéme, a vy ste s nimi mohli bez komplikácii pracovať. Napríklad som mala k dispozícii rýchlejšie prehľad príjmov z kampaní od podporovateľov ako finančné oddelenie.

Pri implementácii sa zároveň upravili existujúce procesy a zadefinovali nové, takže Salesforce pomáha udržiavať štandardy práce s dátami – moja skúsenosť je, že organizácie pred implementáciou Salesforce nemali historické dáta na porovnávanie, napríklad nevedeli, ako im rastie počet darcov alebo kedy darcovia začali s pravidelným mesačným prispievaním –, ale aj štandardy prepojených pracovných procesov.

Tým sa okrem sledovania zvolených indikátorov zabezpečuje kontinuita vašej práce a organizačná pamäť, ktorá je veľmi potrebná pri súčasnej vysokej fluktuácii zamestnancov nielen v neziskovom sektore.

Hana Mlkvá

Hana Mlkvá pracovala ako fundraiserka v českých (Hestia, Domov Sue Ryder) aj slovenských neziskových organizáciách (Červený nos Clowndoctors, Človek v ohrození). Od roku 2019 je výkonnou riaditeľkou Nadácie ADELI.

Napiš komentář, díky!

Fundlift – když s vámi vymetou

Fundlift

P2P půjčování u mě frčí už dlouho – Bondora, Mintos a pak další. Akorát v Česku těch platforem moc nebylo, ale nakonec jsem našel Fundlift, který mi byl sympatický, přestože nesplňoval moje kritéria minimální investice (co nejméně, ideálně pár set korun), minimální potřeby času (investuje automaticky) a dostatečného množství projektů, mezi které ty moje peníze rozprostře, abych minimalizoval riziko. Ale investoval jsem do příběhů firem, to mi přišlo super.

A pak přišel COVID.

Regal Burger logo

Světe div se, najednou to začalo jedno po druhém padat. Firma, která v březnu měla splatit poslední splátku a jistitu najednou neměla vůbec nic (dívám se na tebe Regal Burger, kam jsem moc rád chodil na ty burgery, Hospodářské noviny to krásně shrnuly) a podnikatel roku pan Bardík nabídnul investorům 20 % jejich hodnoty za odkup. Fakt, že podle půjčky měla struktura firem vypadat úplně jinak než vypadá,

Regal Group s.r.o. je nově založená holdingová entita sdružující aktivity společností Regal Burger s.r.o. na Slovensku a Regal Burger s.r.o. v České republice. Tato společnost již je založena a proces restrukturalizace bude dokončen PŘED emisí Dluhopisu Regal Burger 6/2020 prostřednictvím Fundlift.

Business plán Regal Burger přiložený k emisním podmínkám

že celá léta dodával výsledky za skupinu firem a až teď vyšlo najevo, že žádná skupina neexistuje, že Fundlift (podle něj) měl před odesláním peněz investorů vlastnické vztahy zkontrolovat a nezkontroloval (protože to podle Fundliftu je problém investorů nikoliv jejich přestože investorům nedovolují vycouvat jakmile se k investici upíší), že se vlastník Fundliftu (který spadá pod Roklen24) a majitel Regal Burgeru znají a rádi spolu popíjejí, že Fundlift o problémech věděl půl roku předem ale investorům se neobtěžoval nic říct.

O problémech jsme věděli, Fundlift
Radek Musil, Fundlift

Innovia – další skvělá společnost, která měla doplatit, akorát ji někdo koupil a tak došlo ke konverzi do podílů ve firmě. Překvapivě ji koupil někdo, kdo bydlí na stejné adrese jako původní majitel, koupil ji v takový čas, že podle emisních podmínek není jasné, zda ke konverzi došlo nebo nedošlo, v každém případě celá konverze potřebuje výrazně víc papírů a ve výrazně kratších lhůtách, než byste čekali. A než se stalo u další firmy, které jsem taky půjčil.

Další firma jede na 70 % svých původních tržeb, ale postavila se k tomu (podle všeho) čelem a žádná jenom o rok posunutí splátek, což poté co vám dvě firmy předvedou tohle divadlo je nabídka víc než férová a skoro byste do toho šli, kdybyste si nemysleli, že za rok bude ještě hůř.

A k tomu všemu Fundlift chvíli komunikuje a chvíli nekomunikuje (protože by tím prý znevýhodňoval další investory), plány, které měli před lety (sekundární trh) je v nedohlednu a z uživatelské stránky se za ty roky nic nezměnilo.

Za mě – díky a klobouček, peníze vytáhnu tak jak budou chodit, ale jsem rozhodnut, že do dalších projektů už investovat nebudu. Což jsem si letos uvědomil, že je případ celého P2P, nějak mě to nebaví, pokud platforma nemá sekundární trh tak než dostanete peníze zpátky tak je to na dlouhé lokte, i s tím sekundárním trhem to asi není zázrak. Zlaté akcie, kde jsem schopen to prodat během pár minut a druhý den to mít na účtu.

Napiš komentář, díky!

Files Connect

The joy of preparation for another certification, learning all the things you kind of heard about or didn’t hear at all. And now you need to understand them in deep dive, if possible.

Files Connect is such feature – I knew about it, I set it up for one client a while ago but never really paid attention. But the more I play with it the more I like it. Every company already has their system for sharing files being it Google Drive, Microsoft SharePoint, Box or any other solution. And at least the three I mentioned is possible to link with Salesforce natively.

What do you need? Admin rights for Salesforce and Google/SharePoint/Box, Professional Edition of Salesforce (and it works in Community as well) or higher and a bit of time.

The configuration is pretty easy, all you need to do is to create auth. provider, permission set, external data (yes, these are included in the licence and you can use the for external search as I wrote a while ago) and some work on the other side. Everything is described pretty well in help, which also links to documents from Winter ’17 for users and admins with more details. Especially the document for admins of SharePoint might be super helpful, it looks like it is possible to create a link with SharePoint which „auto-populates“ files for all records in Salesforce without doing much extra work (meaning users don’t have to add them manually), which is super cool (page 71 and further).

One of the bigger decision at the beginning might be whether to reference files in original storage or copy them to Salesforce but I would stick with SF recommendation – just reference them, you will get better value.

How it works?

You set everything correctly and now whenever you want to add a new file to a record, you can choose from external storage.

Google Drive as additional library

Nope, you cannot upload file directly to external storage via Salesforce, but here is an article which shows you how to develop such component, so you might be able to save some work of your users.

Salesforce always links (if you use the reference mode) to the latest version of the file, but it looks like it index it for searching at the moment of adding into SF for the first time (I was able to search the linked file, but it didn’t work when I updated the text in them). It can also support the access rights you set on the external storage – when defining the external data source you specify whether you have user based credentials or universal one, in such case (user based) the user can see the link to the file in SF but cannot open/preview it.

When the file disappear from the external storage (it is deleted or you lost access rights), the link still exists in Salesforce but you will get an error when you try to open it. BTW: Salesforce supports preview even for external files, which is pretty cool.

If you use the copy style, the moment you attach it to Salesforce it gets copied to Salesforce and it looses the link to the external storage – you can update it in SF, it will stay here even when you remove it from the other side.

We used it in Classic and it blocks us from Lightning

In Classic something similar existed. You could add a direct link to Google Drive as an attachment and it was saved into the GoogleDoc object. This isn’t supported in Lightning and here is an idea with thousands of points, but in this case I hope they won’t realise it.

The reason? You can easily migrate the old links into proper file structure, just take the GoogleDoc object and upload it to ContentVersion object – ParentId will become FirstPublishLocationId, Url goes to ExternalDocumentInfo1, you probably need to set ExternalDocumentInfo2 to file: and id of the file from the url and that should work. Nothing super hard and not a reason for Salesforce to waste their resources.

Get to clients

Now I need to send a link to this article to my clients, I hope some of them will appreciate it. And what about you?

Napiš komentář, díky!

Summer ’20 Release Notes

Summer '20 Release Notes

Due to the Coronavirus Salesforce decided to postpone this release by one month, but finally the time for Astro with hearth is here. What great things it brings?

  • Split View available in normal apps as well, not only console apps (do you know the difference?);
  • Survey got a tons of improvement, as well as in previous release – you can create/update records based on responses, you can use merge fields to customize surveys, link it to end of chat with customer or link to the whole sales cycle and see how it progress (looks like extra paid feature);
  • Lightning Scheduler supports anonymised scheduling, so you don’t have to or will not know with whom your appointment is scheduled;
  • confirmation of link redirect – now when the link is pointing outside SF you will be prompted whether it is what you want. And you can whitelist target URLs to which you want to be redirected directly;
Redirection confirmatin
  • good bye to Einstein Voice Assistant as it does’t ever made it from beta and Lightning Dark Mode is temporarily disabled, also customizable forecasting is gone as well as the riginal territory management;
  • High Velocity Sales and Sales Cadence got improvements as well – see who talked what, remove prospect from Sales Cadence based on criteria or change it based on email reply plus tons of new statistics and reports;
Remove prospect from Sales Cadence based on criteria
  • product and pricing custom report type available, I have at least one customer who wants to report on these regularly;
  • more details in Optimizer – I don’t really use it but maybe I’ll run it at least in a new orgs I get my hands-on to get some food for thought;
  • path’s key fields on kanban – path is here with us for a while as well as kanban and now they play nicely together – when you select a record in kanban you can see the key fields there as well without opening the record. And on top of that we got confetti in kanban view as well :-);
  • Lightning Sync will not be available for new customer starting in Winter ’21 and Einstein Activity Capture (EAC) is recommended;
  • for Pardot customers you can now see Engagement History on opportunities as well;
Pardot Engagement History on Opportunities
  • Einsten Reply Recommendations for Service Cloud looks like great feature – you create your quick text and based on its usage Einstein will start recommending which one to use;
  • Einstein Bots support Facebook Messenger;
  • Optimization Insights for FSL are in beta and should tell you whether your changes in scheduling policy had the outcome you hoped for;
Optimization Insights for FSL
  • in FSL you can now select appointments from different views and then do what you want to do. Looks interesting, probably someone really needed it, but …;
  • shifts, assets availability and more granual control over gantt chart customizations are other features in FSL;
  • Service Cloud Voice – brand new product with the power of Amazon Connect includes real-time call transcription – this one looks interesting, where did the Dialer go?;
  • Omni-Channel doesn’t consider work load based on open tabs but rather on its status;
  • Data Prep (beta) for Einstein Analytics looks super cool and might make the data preparation way easier. Plus the ability to export processed data into Amazon S3 (beta as well);
  • crunch more data in Einstein Discovery – the row limit went from 20 millions to 100 millions. And stories versioning;
  • multi-level navigation in communities and 2FA for external users;
  • preview file rendering will stop using Adobe Flash and SVG will be the way – should solve problem for a lot of people;

Flows

Frankly, they are worth extra section 🙂

  • run flow after record is saved and from now on flow is the prefered way of process automation supporting both before and after save (don’t forget the Update element in this type of flow);
  • run flow when platform even message is received;
  • debug scheduled flow and ability to roll-back changes to records done in debug mode (limitations apply);
  • no need to define loop variable or output variable for subflow;
  • pass the whole record from quick action or flow embedded on Lightning Page (not just record id);
  • run flow in system context without sharing, which ignores basically everything (in previous release it could ignore object and field-level security but not org-wide defauts, sharing rules and role hierarchy;
  • lookup fields in flow can search by any field and results are not capped at 5;
  • analyze screen flow usage might be pretty interesting, it is standard report now;
Screen Flow usage report

Other changes

Dynamic Forms, which are in preview looks pretty awesome as it allows you to dynamically change the fields on form based on conditions. Available on custom objects only and not supported.

Dynamic Forms

Dynamic Actions are the same for actions, which can now be dynamically hidden – no more reasons to separate page layouts based on record types and manage their switching based on record status.

Private Connect to securely connect your Salesforce and Amazon AWS infrastructure through private link.

Automated threat detection in Salesforce Shield.

Lightning Message Service to communicate between Visualforce pages, Aura components and LWC – totally over my head.

Einstein OCR is generally available as well as product detection on retail shelves.

Data Enrichment on Change Data Capture events – that sounds pretty powerful.

What others found?

600 pages later I must say that I really like the flow enhancements and I will probably play with Dynamic Forms and Actions, but that’s about it.

Take a look what others found interesting:

Napiš komentář, díky!