O Salesforce s Borkem Strakou

V sérii „O Salesforce s …“ jsem si dal za cíl během celého roku vyzpovídat alespoň 52 lidí, kteří se v České a Slovenské republice pohybují okolo Salesforce. Jedno, zda jde o lidi od partnerů, zákazníka nebo dokonce někdo přímo ze Salesforce (ti to prý mají zakázané). Máte tip na někoho, koho bych měl určitě vyzpovídat? Sem s ním! děkuji

Další v sérii mých rozhovorů s lidmi ze Salesforce komunity je Borek Straka, který se mu věnuje ve svém volném čase při implementacích pro různé neziskové organizace.

Jak ses k Salesforce dostal?

Téměř přesně před třemi lety jsem si řekl, že bych mohl moje zkušenosti v IT využít i mimo práci v pomoci nějakým neziskovkám. A tak jsem hodil do Googlu něco jako „neziskovky dobrovolnictví IT“. Kupodivu jsem tehdy na první dobrou žádnou konkrétní poptávku nenašel. Zabralo mi ještě chvíli googlení, než jsem narazil na UmSemUmTam (kde mi ale v průběhu času sedla jedna jediná poptávka) a pak na CRM pro neziskovky. To znělo zajímavě a tak jsem napsal email. Následně jsem se sešel s Péťou, s kterou jsme si dobře popovídali!

O Salesforce jsem nikdy předtím neslyšel 🙂 Ale samozřejmě jsem věděl, jak vypadají CRM systémy. Pustil jsem se do toho a od té doby jsem implementoval CRM Salesforce v celkem 13 organizacích (z toho 9 hospiců má prostředí téměř stejné). Bohužel dvě organizace systém nevyužívají 🙁 V první se těsně před dokončením implementace vyměnilo vedení a to nové prohlásilo, že už nový systém nechce. Implementaci platili z grantu, takže jim o utracené peníze nešlo. A v druhém případě (příspěvková organizace státu) systém i přes vyladění přesně podle zadání zkrátka nezačali využívat. Což člověka zamrzí, když je jeho jedinou odměnou pocit spokojenosti organizace. Ale naštěstí většina implementací dopadla úspěšně 🙂

Jak se vzděláváš, které zdroje doporučíš?

Na začátku jsem od Péti dostal plno odkazů na různé materiály. Ale mě nebaví si něco číst jen tak, jsem zvyklý se učit za pochodu (i ve své hlavní práci). Proto jsem čekal na zadání implementace v reálné organizaci. Jako první jsem dostal Agapo z Brna – evidenci sociálních služeb. A tak jsem se pustil do implementace – s nulovou vstupní znalostí Salesforce a neziskového sektoru/sociálních služeb 🙂 Ze začátku mi nejvíc pomohl přístup do již nastaveného prostředí jiné organizace (i když využívali SF k jinému účelu). Zkrátka jsem okoukal, jak se co dělá a občas se zeptal zkušenějších. A samozřejmě strejdy Googla 🙂 Nakonec vše dopadlo ke spokojenosti organizace a proto mohl ředitel Agapo implementaci prezentovat na našem loňském setkání se zájemci o CRM Salesforce.

V současnosti bych jako zdroj #1 jednoznačně doporučil Salesforce Trailhead. A pak Google. Ale moje doporučení vychází z toho, že se radši vzdělávám sám. Někomu můžou více vyhovovat organizovaná školení.

Jak se díváš na certifikační zkoušky, máš pocit, že je důležité je absolvovat nebo žádný test praxi nenahradí?

V oboru mé hlavní práce (serverové technologie Microsoft – Windows Server, MS SQL, Exchange…) jsou Microsoftí zkoušky spíš o penězích než o znalostech. MS zkoušky naprosto, totálně a vůbec neověřují, zda člověk dané technologii rozumí 🙁 Ověřují, zda se člověk dokáže jako cvičená opice naučit odpovědi na otázky. Které může získat, když si zaplatí. Čili jsem obecně odpůrcem zkoušek a nebudu je dělat, dokud k tomu nebudu přinucen. Ale je možné, že jsou zkoušky Salesforce zcela odlišné – nevím, nemůžu hodnotit.

Myslíš, že jsou v Salesforce jasně oddělené role administrátor, vývojář, konzultant nebo se to hodně prolíná (či může prolínat)?

Můžou to být oddělené role, umím si to představit. Ale v našem případě CRM pro neziskovky dělá všechno jeden člověk.

Používáš v Salesforce aplikace třetích stran? Která je ta nejoblíbenější?

Kontrolu duplicit při vkládání záznamů již zastane Salesforce sám. Ale neobešel bych se bez hromadné kontroly duplicit po importu dat. Konkrétně Duplicate Check for Salesforce. Dál vyhledávání v Obchodním rejstříku – dříve Sprinx Ares, nyní Sprinx Merk. Jinak asi nic spešl…

Jedna funkce, kterou máš v Salesforce nejraději?

Líbí se mi, že je velmi snadné naklikat základní funkčnost (požadavky) běžné organizace.

Kdyby sis mohl přát jednu věc, kterou by pro vás Salesforce mohl od zítra nově dělat, co by to bylo?

Naslouchat přáním komunity! Už mnohokrát se mi stalo, že jsem potřeboval nějakou věc, kterou Salesforce neumí a při hledání v Googlu jsem našel diskuzní fórum, kde si lidi klidně i 10 let pořád dokola stěžují na absenci nějaké funkcionality 🙁 A přitom je to klidně i úplná prkotina, která by se vším testováním a administrativou nezabrala víc jak den práce! Dál mi vadí, že když hledám postup, jak něco udělat, tak návody přímo od Salesforce jsou většinou příliš stručný a často úplně nepoužitelný a musím se spolehnout na komunitu. A do třetice mi vadí, že postupy z Googlu, fungující v době zveřejnění příspěvku, už třeba dnes nefungují. A hlavně že není jasné, kdy fungovaly a kdy a proč fungovat přestaly. Něco se prostě od té doby změnilo. Když bych shrnul podporu, tak sice nemůžu říct, že by byla vyloženě špatná, ale zlatý Microsoft! Vůbec by mi nebylo proti srsti, kdyby Salesforce koupil, jak se o to snažil. Nabídl ale málo peněz. No není všem dnům konec 🙂

Jak držíš krok s rychlým rozvojem funkcionality Salesforce, zavádíš u zákazníků nové funkce tak jak přicházejí nebo je nové funkcionality nezajímají?

Čtu mimo jiné tvůj blogAdmin Hero. A sleduju maily SF o novinkách. Ale nový funkce ve stávajících organizacích nezavádím. Lidi z neziskovek s humanitním zaměřením jsou často rádi, když se naučí postup a rozhodně nemají zájem, aby se jim systém měnil pod rukama.

Příští organizaci ale chci zkusit udělat už v Lightning prostředí.

Ta Salesforce nebo ten Salesforce?

Ten 🙂

Napiš komentář, díky!

Field Sets – když (si) chcete zjednodušit práci

Když jsem přemýšlel o tom, zda je lepší klikat nebo kódovat, tak jsem skončil u kódování a Visualforce stránky. A právě při jejich vývoji si mohou programátoři hodně zjednodušit práci a současně umožnit administrátorům, aby stejně mohli stránky snadno upravovat. Stačí použít field sety.

Co je to field set?

Pro každý objekt je možné nadefinovat field sety – v podstatě skupiny polí a jejich pořadí v rámci dané skupiny, přičemž každé pole může být ve více těchto skupinách. A jediné použití, které to v tuto chvíli má, jsou právě Visualforce stránky.

Jak ho použít ve stránce?

Místo abychom se ve stránce vypisovali s každým jednotlivým polem zvlášť, prostě vypíšeme celý field set pomocí jednoho repeat bloku.

<apex:repeat value=“{!studyFields}“ var=“f“>
<apex:inputfield value=“{!objRG[f.fieldPath]}“ required=“{!OR(f.required, f.dbrequired)}“ />
</apex:repeat>

V kódu je možné používat různé proměnné – type, label, required a pár dalších. Seznam je v nápovědě SF. Pokud chce administrátor následně přidat do stránky další pole nebo změnit jejich pořadí, prostě změní pole ve field setu. Stejně tak může nastavit, zda bude povinné nebo ne.

Jsou nutné úpravy v kódu?

Ano a ne. Pro standardní objekty nemusíte vůbec nic řešit, pokud používáte custom objekty tak si musíte napsat třídy, které vám vrátí hodnoty polí. Naštěstí je tady zase nápověda, kde jsou všechny potřebné kódy uvedené.

Používáte?

Není nad to umožnit administrátorům snadno modifikovat i Visualforce stránky. Řešení není použitelné vždy, například v jednom projektu se nám na stránce průběžně měnilo dvousloupcové rozvržení do jednoho sloupce a zase zpět podle toho, jaká tam byla zrovna pole. Znamenalo to vytvořit více field setů a v každé sekci zobrazovat ten správný, což je pořád jednodušší než je psát napevno do kódu, ale samozřejmě to není tak hezké jako mít jediný field set a tím si ušetřit práci.

Až vám příště bude vývojář vyvíjet nějakou Visualforce stránku na míru, tak se ho určitě zeptejte, zda by takovouto funkcionalitu nemohl zahrnout. Pro něj to je ušetřená práce, pro vás možnost částečné customizace.

Napiš komentář, díky!

O Salesforce s Bohuslavem Hůlkou

V sérii „O Salesforce s …“ jsem si dal za cíl během celého roku vyzpovídat alespoň 52 lidí, kteří se v České a Slovenské republice pohybují okolo Salesforce. Jedno, zda jde o lidi od partnerů, zákazníka nebo dokonce někdo přímo ze Salesforce (ti to prý mají zakázané). Máte tip na někoho, koho bych měl určitě vyzpovídat? Sem s ním! děkuji

Další v sérii mých rozhovorů s lidmi ze Salesforce komunity je Bohuslav Hůlka z neziskové organizace Sportovní klub vozíčkářů Praha. V Salesforce řeší kompletní správu dárců, jejich oslovování a navíc ho mají propojený s webem jejich spojenců.

Sportovní klub vozíčkářů Praha vytváří zázemí pro sport vozíčkářů, a to v mnoha sportovních disciplínách a na různých úrovních. Od začátečnické po reprezentační. Náš stát moc neumí podporovat tuto neziskovou oblast, a tak je pro nás hodně důležité umět se o sebe postarat sami. Téměř všechny naše oddíly vedou vozíčkáři, hospodaříme transparentně – necháváme se dobrovolně auditovat, zveřejňujeme výroční zprávy. S našimi partnery udržujeme vztahy, kdy my stojíme za nimi a oni za námi. K tomu všemu nám poskytuje zázemí právě Salesforce.

Jak ses k Salesforce dostal?

Zhruba v roce 2010 na mě vybafnula reklama CRM pro neziskovky. Následovala konzultace s Alešem Jeníkem, žádost o licenci pro NNO….a pak dlouhá doba, během které jsme si se Salesforce moc nevěděli rady.

Teprve v roce 2014 jsme nasadili Salesforce do běžného provozu organizace. Loni jsme „na Salesforce posadili“ naši webovou aplikaci Spojenci.

Moje role? Správce uvnitř organizace, první instance, pokud někdo něco potřebuje plus snažím se o nějaké metodické vedení směrem k používání aplikace.

K čemu Salesforce používáte, je to pro vás klíčová aplikace nebo jedna z mnoha?

Používáme kontakty (externí i pro správu členů), organizace, a příležitosti, do kterých cpeme celé fundraisinigové případy – od prvních okamžiků, kdy zvažujeme žádost, až do okamžiku, kdy vyúčtováváme. Dále používáme kampaně, prakticky pouze u individuálního fundraisingu, jakým jsou právě zmiňovaní Spojenci. Snažíme se do Salesforce třídit i většinu našich transakcí.

Ukládáme sem i informace o absolvovaných školeních, takže máme přehled o vzdělávání zaměstnanců. Kromě Salesforce sdílíme nějaká data i na Google Drive, v Google kalendáři a na Google Websites. Řekl bych ale, že přes Salesforce jde nyní tak 80% našich klíčových procesů.

Používá Salesforce v podstatě celá organizace nebo pouze pár klíčových uživatelů?

Naše organizace má asi 120 členů, o které „pečuje“ asi 10 zaměstnanců, z toho všichni jen na částečný nebo minimální úvazek. Aktivně využíváme zhruba 8 licencí Salesforce, asi 3-4 lidé každodenně.

Máte v zásadě standardní implementaci nebo jste si ji nechali masivně upravit a vyvinout hodně věcí na míru?

Nechali jsme si upravit nějaká nastavení – zejména položky u kontaktů. Máme nějaké vlastní pohledy a reporty, mailové šablony. Máme zatím jeden workflow a téhle funkcionalitě se chceme nyní věnovat intenzivněji, hodně by nám pomohlo ještě lépe ji využít.

Používáte v Salesforce aplikace třetích stran? Která je ta nejoblíbenější?

Používáme především FR Pack od CRM pro neziskovky. Je to balíček, který je do Salesforce dost natvrdo zadrátován. Jeho cena je pro nás celkem vysoká, a tak to s oblíbeností není zase tak žhavé. Dále se nám objevují připomínky narozenin – Birthday Alert (aplikace podle všeho již není dostupná).

Kdyby sis mohl přát jednu věc, kterou by pro vás Salesforce mohl od zítra nově dělat, co by to bylo?

Ještě trochu více licencí. Deset je na hranici našich potřeb.

Jak držíte krok s rychlým rozvojem funkcionality Salesforce, zavádíte nové funkce tak jak přicházejí nebo vás nové funkcionality nezajímají?

Obávám se, že krok příliš nedržíme. Systematicky se o vývoj nezajímáme a se zaváděním nových funkcí jsme i v minulosti měli spojené spíše problémy.

Zatím se nám několikrát stalo, že při zavedení jedné věci přestala fungovat věc jiná. Proto máme velký respekt před zásahem do produkčního prostředí. Se sandboxem také moc dobré zkušenosti nemáme, a tak nemáme ani kde nové funkce zkoušet.

Ta Salesforce nebo ten Salesforce?

Salesforce jako růže? 🙂

Napiš komentář, díky!

Click or code?

Jsou okamžiky, kdy konzultant musí opravdu přemýšlet, které z těch všech možných řešení je nejlepší. Nejlevnější. Nejflexibilnější. Umožňující něco, o čem zákazník ještě nepřemýšlel, ale možná to bude chtít. Jak by bylo správné to v Salesforce dělat. Tenhle konkrétní jednoduchý příklad, přesně ukazuje, co vše se mi honí hlavou, když přemýšlím o zadání.

Chceme u kontaktů evidovat záznamy o telefonátech z call centra. Současně je potřeba automaticky změnit informace na kontaktu, pokud pracovník vyplní nové údaje.

Jaké možnosti mne napadly?

  • obyčejný formulář a workflow/proces pro aktualizaci údajů;
  • flow pro zadávání informací a aktualizaci informací;
  • flow pro zadávání informací, workflow/proces pro aktualizaci údajů;
  • visualforce stránka pro zadávání informací, trigger pro aktualizaci údajů.

Obyčejný formulář

Znělo to nadějně – stejně musím vytvořit nový objekt pro evidenci telefonátů, polím dám předvolené hodnoty podle aktuálních hodnot na kontaktu (aby pracovníci viděli, jaké jsou aktuální údaje a mohli je jednoduše změnit) a workflow mi po uložení aktualizuje informace na kontaktu.

Bohužel, u checkboxů si můžete předvolenou hodnotu vybrat pouze napevno, nikoliv ji natáhnout odjinud. Slepá ulička.

Flow

Vytvořit objekt, udělat flow, přidat na kontakt tlačítko, které flow spustí. Jednoduché, funkční a pravděpodobně přesně tak, jak to má být.

Načíst informace z kontaktu, jehož ID jsme flow předali při spuštění, zobrazit obrazovku s předvyplněnými poli a nechat uživatele změnit hodnoty, vytvořit záznam telefonátu a konečně aktualizovat pole na kontaktu.

Celé to má jedinou chybičku, kterou si vývojář uvědomí asi jako první. Je to neskutečně pracné. Pokud máte dvacet polí, tak vás čeká:

  • 20x přiřazení hodnoty pole do proměnné;
  • 20x přidání pole na obrazovku a nastavení předvolené hodnoty;
  • 20x přiřazení hodnoty při vytváření nového záznamu;
  • 20x aktualizace hodnoty pole podle zadaných hodnot, ideálně pouze pokud se liší.

Prostě a jednoduše se uklikáte (nebo si to vývojář alespoň myslí).

Flow + workflow

Proč přesunout aktualizaci kontaktu z flow do workflow/procesu, který se spustí po vytvoření záznamu telefonátu? Na první pohled to nemá naprosto žádný důvod, jenom rozsypu funkcionalitu na více míst, navíc je to podobně pracné naklikat.

Důvod se objeví po prvním měsíci, když zákazník pošle Excel s pár sty řádky, kam telefonáty celý měsíc zapisovali, protože ještě nevyškolili uživatele. Mohli byste je prosím naimportovat?

Jasně, mohli, jeden import pro vytvoření záznamu telefonátu, druhý pro aktualizaci údajů na kontaktu.

Víte, pro nás to dělá i externí agentura, takže to budeme importovat každý měsíc.

Přesně v tento okamžik přichází na řadu odtrhnutí aktualizace dat do separátního procesu, protože se spustí automaticky a vy si ušetříte jeden import dat.

Visualforce stránka a trigger

Jupí, krásné programátorské řešení. Jedna VF stránka s připojeným APEX controllerem, který načte defaultní hodnoty. Krásné je, že kopírovat řádky jde velice rychle, určitě rychleji, než to klikání hodnot v tom skvěle animovaném UI. Trigger, který aktualizuje kontakt po vytvoření záznamu telefonátu. Co řádek to pole, krásně se to kopíruje. Napsat testy, aby vám prošlo nasazení do produkce, už je drobný detail.

Máte pocit fantastické rychlosti vývoje, nevýhodou je, že běžný uživatel se bude velmi bát přidat další pole, přestože je to v podstatě stejné kopírování jako ve flow. Na druhou stranu, pokud to chcete zjednodušit sobě i jemu, tak použijete field set, kde si přesně určí, která pole chce na obrazovce mít a v jakém pořadí. Vám se zjednoduší kód, on se nebude bát do toho sáhnout a přidat další pole je otázka pár kliků, jednoznačně nejrychlejší, ze všech řešení.

Click or code?

Jako vždy zůstává ta velká otázka. Klikat nebo kódovat? Co je lepší, co je rychlejší, co se bude snadněji udržovat, rozšiřovat, splní i budoucí požadavky?

A hlavně – kde přesně začíná kódování? Opravdu běžný power user zvládne naklikat flow nebo v něm udělat změny? Nebo už je to věc, kterou raději nechá na konzultantovi/vývojáři?

Jak přemýšlíte o zadání vy? Raději klikáte nebo píšete kód?

Napiš komentář, díky!

O Salesforce s Alžbětou Brilovou

V sérii „O Salesforce s …“ jsem si dal za cíl během celého roku vyzpovídat alespoň 52 lidí, kteří se v České a Slovenské republice pohybují okolo Salesforce. Jedno, zda jde o lidi od partnerů, zákazníka nebo dokonce někdo přímo ze Salesforce (ti to prý mají zakázané). Máte tip na někoho, koho bych měl určitě vyzpovídat? Sem s ním! děkuji

Další v sérii mých rozhovorů je Alžběta Brilová ze společnosti České překlady, kteří poskytují překladatelské a tlumočnické služby tisícům zákazníků v ČR i zahraničí.

Jak jste se k Salesforce dostala a jaká je vaše role?

Jednoho dne mi bylo sděleno, že Salesforce od teď v práci bude můj nejlepší kamarád… letos to bude už deset let :). Moje role se v průběhu času v práci i ve vztahu k Salesforce změnila, v tuto chvíli vedu pražskou pobočku naší překladatelské agentury.

K čemu Salesforce používáte, je to pro vás klíčová aplikace nebo jedna z mnoha?

Salesforce používáme jako zakázkový systém a platformu pro obchodníky a management. Jde o zcela klíčovou aplikaci, jednu ze tří vedle emailu a překladatelského softwaru.

Používá Salesforce v podstatě celá firma nebo pouze pár klíčových uživatelů?

Salesforce používáme všichni, naučit se s ní alespoň trochu je prvním úkolem každého nového kolegy.

Máte v zásadě standardní implementaci nebo jste si ji nechali masivně upravit a vyvinout hodně věcí na míru? Pokud vyvinuto, co klíčového vám chybělo?

Naše verze je upravovaná, především na začátku. Na míru jsme si stavěli např. systém fakturace a další drobnosti. V poslední době ji znovu upravujeme podle přání a zkušeností jednotlivých kolegů a oddělení.

Jedna funkce, kterou máte nejraději?

Report Objednané zakázky s grafem 🙂

Kdyby jste si mohla přát jednu věc, kterou by pro vás Salesforce mohl od zítra nově dělat, co by to bylo?

Každý den online aktualizovat kurzy měn.

Jak držíte krok s rychlým rozvojem funkcionality Salesforce, zavádíte nové funkce tak jak přicházejí nebo vás nové funkcionality nezajímají?

Po několik let jsme se spokojili s tou Salesforce, kterou jsme si koupili a mírně upravili, byli jsme za ní vděční a užívali si ji tak, jak byla. V posledních letech se více zajímáme o nové možnosti, které nám může přinést. Hodně nám s tím pomáhá PwC 🙂

Chystáte přechod na Lightning? Co vás přitahuje/odrazuje?

Nechystáme, protože i když naše Salesforce už potřebuje pár oprav a vylepšení, stále jsme s jejím fungováním spokojeni dost na to, abychom ohrozili náš prakticky nepřetržitý provoz takto velkou změnou klíčové platformy.

Ta Salesforce nebo ten Salesforce?

Jednoznačně ta Salesforce, ale nikdo v kanceláři už nevíme proč 🙂

Napiš komentář, díky!