Salesforce v Česku s adminy

Před časem jsem se bavil s CTA aspiranty, co z toho mají. Pak jsem školil základy Salesforce Czechitas a do toho se bavil s mnoha lidmi, kteří do toho ekosystému chtějí proniknout, a ta nejčastější otázka asi je – kde najít práci? Tak jsem si pozval 3 adminy ze tří různých firem, různých velikostí, oborů a s různými životními zkušenostmi, abychom se pobavili nejenom o tom, jak našli práci, ale co vlastně ta práce obnáší, protože pokud víte, co čekat, tak možná dokážete poladit váš aktuální životopis tak, aby to ukazoval ještě lépe.

Koho jsem si pozval:

  • Alča Neradová – studium ekonomie na ČZU, pak microfinance, v Memsource začala když jich bylo 10 (nyní 60 uživatelů) a měla spoustu dotazů proč je v Salesforce co tam je, až jí to CEO hodil na krk;
  • Jan Jašek, Zdravotní klaun, 10 uživatelů, Salesforce ho okouzlil a nadchl, ponořil se do něj, začal upravovat a postupně je to vlastně to jediné co nyní dělá;
  • Katarina Civanova, PwC, 400 uživatelů, na starosti podpora interních uživatelů, v předchozí práci měli CRM na míru, které si vzala pod sebe, když hledala další práci tak chtěla zase dělat něco kolem CRM.

Zápisky

  • Co dělá Admin?
    • tvoří reporty, dashboardy, příprava dat pro kampaně (což znamená znalost co je v systému) podle potřeb uživatelů;
    • vymýšlí co zlepšit podle toho co už ví;
    • zodpovídá dotazy uživatelů, musí velmi detailně znát byznys proces a pravidla firmy;
    • opravuje chyby na které přišli uživatelé;
    • sbírání inspirace na Trailheadu;
    • automatizuje a zefektivňuje byznys procesy;
    • dělá analýza dat, počítá odměny obchodníkům;
    • migruje na Lightning;
    • vymýšlí integrace s interními systémy;
    • dělá projektový management.
  • Těžkosti adminů
    • automatizovat věci jiných lidí je makačka, protože uživatelé neví že by to šlo a admin netuší, že by něco takového bylo potřeba;
    • flow je na hraně toho co mají pocit že se dokáží naučit;
    • jak získávat podněty od uživatelů (Elements.Cloud?);
    • technologický dluh.
  • Radosti adminů
    • malé drobnosti, které uživatele potěší – překvapivě to může být jednoduchý report, který ukáže data a dokáže nahradit pracně udržovaný Excel;
    • automatizace, která odebere práci i kdyby byla úplně super jednoduchá na implementaci;
    • deduplikace a vyčištění dat.
  • Vzdělávání
    • je řízeno vlastní interní potřebou, firma nic takového nevyžaduje;
    • user groupa se souhrny je super;
    • Trailhead – je tam toho spousta, tak se člověk může utopit a musí se zase najít a zúžit si záběr.

Chceš být taky admin? Tady vidíš, jak pestrý a přitom stejný je život adminů, takže až příště uvidíš ten inzerát, kde nutně potřebují 3+ roky zkušeností, znát vývoj, dělat tamto i ono, tak jim klidně napiš, jestli to opravdu potřebují, protože ty pod admin rolí spíše vnímáš body výše a k nim máš takové a takové zkušenosti ze své existující práce, která se třeba Salesforce nedotýkala vůbec. Neboj se, v nejhorším napíšou, že tě nechtějí.

Listen on Apple Podcasts Listen on Spotify Napiš komentář, díky!

How to setup MFA on multiple devices

MFA aka Multi-Factor Authentication will be a potential big topic next year as Salesforce announced that it will be mandatory from February 2022.

After a few iterations they went from mandatory, enforced and auto-enabled to contractually required, but obviously the higher security requirements are here and we should pay attention. The help article still says they will auto enable it (in September – October 2022) at the same time there was enough communication that they will not do that and customers have to enable themselves. We will see.

Where you can find more info:

And now what it means for people in the organisation?

Management view

Obviously management is the first one to make any decision and communicate it properly inside the organisation. From my point of view they need to decide only on one thing – what is the form of MFA they want to support, as there are multiple of them:

  • Single Sign-On (SSO) – if all users have to login through other system (read MS Office or Google Account) and MFA is enforced there, it is good for Salesforce as well. For users it means one password less as during login they will use their Google/Microsoft/any other login details and security should go up as well as you will have one less system where you need to deactivate users immediately after they leave (you still want to deactivate them one day to free the licence);
  • physical key such as YubiKey, so you can order them in advance. For users it means one more thing to carry with them but might work for those without clever phones. Or check Amazon what they sell;
  • Salesforce Authenticator – application for mobile phones from Salesforce with some extra handy features (such as secure location and auto confirm of login), can be used only with Salesforce;
  • any 2FA/MFA application such as Google Authenticator/Microsoft Authenticator/1Password which generates numbers users need to enter during their login;
  • Lighning Login – just enter your login name and confirm on mobile phone.

Last step – communication. I feel it is pretty easy for users to enrol themselves, but every user is different and they might need to be prepared.

Admins view

Management decided, you „just“ need to enable it. Go to profile(s), change the „Session Security Level Required at Login“ to High Assurance or check the „Multi-Factor Authentication for User Interface Logins“.

After that you can monitor how it goes.

Multi-Factor Authentication Dashboard

Users view

Ok, admin enabled something new, you missed all the communication around it and now are stuck at this nice page after you entered your name and password.

Connect Salesforce Authenticator sceen

Good news – it isn’t as hard as it looks. Just download the Salesforce Authenticator from the App Store/Google Play, install, open and click the „Add Account“ button. It will tell you two words you will enter into the dialog, confirm on both sides and you are good to go.

Don’t want another app?

But maybe you don’t want to install another app for 2FA/MFA. In such case click the small link at the bottom and see the following screen.

Connect an Authenticator App

Use you existing 2FA app (Google Authenticator/Microsoft Authenticator/1password or other), scan the QR code, enter the number you will get and you are good to go. For 1Password running on computer you need to click the icons in toolbar, choose the right login and on top right click the 3 dots and you can see „Scan QR Code“ choice there.

Shared Users

I know I know. It isn’t contractually allowed and no-one share one user with multiple people, but you might need it. Actually a lot of partners do this because the customer cannot provision user licence for every member of the team on production especially as they normally don’t need it. But with MFA enforced we need to find a way out.

Here are three of them.

Use different method for each user

Every user can choose up to 3 methods how to confirm the login. Just go to specific user or to advanced details in preferences and you will see them.

User Details

Meaning one person can use Salesforce Authenticator, second any 2FA app (aka One-Time Password Authenticator), and third the physical key.

Click on the Enroll link next to each choice and let the respective user follow the steps.

Even though it looks like Lightning Login is a separated choice it re-use the Salesforce Authenticator and you cannot use it on different device.

Upside (or downside) of this solution – the user with Salesforce Authenticator will be notified of every login as there is – by default – automatic notification of login request.

Register at the same time

Second method works only for the One-Time Password Authenticator. As they are based on tokens based on time you can screenshot the QR code, distribute among the team and then all of them need to scan it at the same time, double check they can all see the same numbers and one of them will confirm the number in the dialog. For the future the numbers are generated in sync and all people can confirm their access on their own.

Use 1Password

If you use 1Password (mentioned above several times) you can share the password including the code with other people. Problem solved.

Have dedicated person

Ok, this is just a joke. One person can be the owner of MFA and have the one who needs to confirm every request, just call them. Good luck.

Update 4. 1. 2022

Napiš komentář, díky!

Salesforce v Česku s Deloitte

Deloitte logo

Deloitte, jedna z firem velké čtyřky, kterou všichni berou jako auditora případně daňového poradce, ale ona přitom dělá už léta výrazně víc. V dnešní době je to tak už i technologická firma, která vám dokáže pomoci nejenom se SAP, řešit core bankovní systémy, ale také dodat libovolný projekt na míru od A do Z a Salesforce je další díl do skládačky dodávaných technologií.

Zápisky

  • jednička v počtu certifikací v Evropě, v Česku asi třetí;
  • odborníci v každé zemi, všichni pod jedním brandem a sdílející znalosti – ideální pro globální projekty;
  • mají odborníky na industry, které přibírají na projekty, takže dají dohromady znalost industry i platformy;
  • dělají mezinárodní dodávky, na začátku týmu to bylo nejjednodušší jak získat projekty, nyní jsou na projektech už od začátku;
  • v Česku zatím neumí pořádně získat zákazníky, což možná bude i tím, že v Česku není moc firem schopných si dovolit partnera jejich velikosti a jména (a ceny);
  • z projektů necouvají i když se jim to třeba nevyplatí, dané slovo platí;
  • dělají pravidelně expo, na kterém jednotlivé týmy ukazují co dělají a vzájemně se učí co jako celá firma umí;
  • v rámci českého týmu mají silnou technickou znalost Salesforce, kterou ve zbytku světa rádi využívají;
  • intenzivně spolupracují v rámci CEE regionu, aby pokryli celou šíři, rádi by byli schopní 100 % pokrýt z Česka i Marketing Cloud, což zatím nejde;
  • globální rollouty trvají dlouho, ale není to jenom o kopírování funkcionalit dál, je potřeba funkcionalitu průběžně rozšiřovat a navíc zahrnout i nové funkcionality v Salesforce;
  • snaží se konzultanty po roce rotovat na další projekty, aby i byli schopni přenášet zkušenosti napříč projekty a učit se dál;
  • na základě projektů a zkušenosti z nich tvoří akcelerátory, které jim pomáhají při dalších projektech, jejichž implementaci mohou výrazně zrychlit případně usnadnit integrace na další systémy, které mají předpřipravené;
  • historicky bylo standardem cestování za klientem, postupně se to měnilo díky technologiím a COVID to zrychlil. Potkat lidi osobně je skvělé, na druhou stranu možnost pracovat vzdáleně může být příjemná pro spoustu lidí. Discovery workshopy on-line asi udělat pořád nejde, přestože to vypadá, že technologie jsou na to připravené. Ve virtuálním světě ty věci z nějakého důvodu trvají déle, ty drobnosti vyměněné u kávy pomáhají;
  • mají rozdělené funkční a technické konzultanty, kde techničtí jsou v podstatě vývojáři;
  • MuleSoft, Tableau sedí trochu bokem Salesforce týmu, Marketing Cloud je součástí ale tím jak není na platformě tak to implementují jiní lidé;
  • často využívají aplikace od Salesforce Labs, samozřejmě DocuSign, Conga, často zákazníci chtějí aplikace hodně upravovat a pak tady člověk narazí na limity;
  • pro juniory mají připravené trailmixy a další školící materiály, na projektu hodně sdílejí zkušenosti, pravidelné povídání na sdílení zkušeností napříč projekty, kanály v MS Teams na sdílení zkušeností a novinek;
  • certifikace do lidí tlačí hodně, mají 15 lidí a přitom jsou třetí nejvíc certifikovaný tým v Česku, gamifikace pro motivaci;
  • snaží se při implementaci držet český tým pohromadě a k tomu přidat lidi zvenku, pokud je potřebují;
  • plánují růst, ale současně se nikam zbytečně netlačí, organizují workshopy pro lidi, kteří mají zájem se vzdělávat – dva týdny pro konzultanty, čtyři týdny pro vývojáře, těm nejlepším pak dávají nabídku na zaměstnání – další kolo jejich Salesforce Lab v únoru.
Listen on Apple Podcasts Listen on Spotify Napiš komentář, díky!

About Dynamic Forms with Christine Marshall

Another Prague User Group in the books, this time we hosted Christine and she told us everything about Dynamic Forms, the latest cool feature from Salesforce.

As always we started with getting to know Christine better, so feel free to tune in to listen and get to know her better as well.

She has degree in literature and did a lot of different jobs before the one where they had so bad CRM that she proposed to change it and was tasked with choose the right one and implement it.

So she did, learnt everything and after a few years got here full time job as a Salesforce admin, because the daily configuration of Salesforce is the most favorite part of her job.

Crucial Salesforce feature every admin should know? Dynamic Forms and Flows are the two she can think of and especially the flow is a tricky one for her – variable, what can variable be? And these small things you probably never realised if you have just a bit of development background.

Besides SF knowledge it is also a lot about interviewing people, gathering the requirements, documenting things, empathy and feel for usability and design.

Where getting ideas for blog posts and presentations? There tons of places with ideas – release notes, LinkedIn and Trailblazer community and what people need, daily job of Salesforce Admin who need to configure things and train people – it all brings ideas what people want to learn. Just open your eyes.

Mentoring – it doesn’t take that much time at the end and it is awesome for the feeling of giving back, seeing people growth and help them asking the right questions.

And at the end we got a few tips for speakers who you want to listen to doesn’t matter what is the topic.

Dynamic Forms

See the demo first on the recording and then there is a presentation with Top 12 Questions you might have.

Dynamic Forms presentation

Notes:

  • very similar to regular page layout setup;
  • no setting for tabulator, it goes down and up;
  • possibility to set sections with up to 2 columns and fields in them;
  • support for dynamically hidden fields, they are render in real time on any change;
  • hiding based on values from related record is possible but evaluated during save;
  • sections can be hidden based on rules as well, these rules are evaluated at save;
  • no multipicklist field support for setting filters (hiding fields);
  • standard page layouts are still being used for example for new record creation from a lookup field or for related lists;
  • loading page with Related lists selected as the default tab might be quicker than load Details directly;
  • there is no way while creating a field to directly add it to dynamic forms or find dynamic forms are being used for this object;
  • dynamic forms are not used on mobile.

Open questions:

  • does the Where is it used button shows dynamic forms?
  • what happens when I add one field twice and does it make any sense?
  • when it will work on standard objects? Ideas open, vote! But we spoke about some hacks you can use instead.

Check the whole recording or just the presentation.

And then you can check the Salesforce Admin blog or SalesforceBen for more information.

Napiš komentář, díky!

Vánoční Salesforce večírek

Před dvěma roky jsme to oficiálně uchopili jako shrnutí Dreamforce, spojili to s tombolou, jejíž výtěžek šel na charitu, a skončili povídáním u vína, které se táhlo dlouho do noci.

Loni bylo loni. Tedy vlastně nic nebylo.

A letos si říkáme, že třeba by zase něco mohlo být, že nám s Alčou chybíte, že chceme slyšet, jaké úžasné věci jste letos, případně loni, zvládli udělat, co jste se naučili, kam jste se posunuli, co plánujete na příští rok.

Takže 29. 11. od 17 hodin se na vás těšíme v Churchillovi 1 alias Deloitte kancelářích.

Potkáme se v druhém patře kam se prý dá relativně jednoduše dostat bez hlášení předem, fasování vstupní kartičky a dalších kratochvílích. Podmínkou podle všeho bude zelená tečka a být pozitivní – tedy v pozitivní náladě, jinak je potřeba být negativní.

Na programu je jídlo, pití, setkání s ostatními a doufáme, že vás vyhecujeme i k něčemu víc – pojďme si na pódiu hezky po Americku zamachrovat kdo dosáhl větších úspěchů, před kým se skláněli klienti a nechtěli ho pustit domů, kdo udělal nejvíc certifikací/badgí, byl nejdéle na dovolené (protože odpracované hodiny v dnešní době work/life balance nemají žádnou cenu), cokoliv dalšího tě napadne, že je k machrování super. Pro nejlepší podle všeho budeme mít nějaké hezké swagy a k tomu naši nehynoucí úctu a respekt.

Česky/anglicky? Věřím, že tam budou všichni i když tady pozvánku píši jenom česky. A proslovy? Kdo ví.

Už jsi se přihlásil? Protože 29. 11. doufáme, že pokoříme náš milník 100 účastníků a že nám k tomu pomůžeš.

Je to daleko?

Neboj, máme řešení. Vidět se s námi můžeš už 9. 11. (zase od 17 hodin, tentokrát virtuálně) a pozvanou máme i Christine Marshall, která nám bude povídat o Dynamic Forms.

Pokud o Dynamic Forms slyšíš poprvé, tak je to podle všeho velká změna v UI/UX aneb uživatelském rozhraní a zkušenosti, která by mohla nahradit „zastaralý“ přístup pomocí page layoutů, record types a lightning pages, protože umožňuje tahat pole přímo na různá místa lightning pages, dynamicky je schovávat podle potřeb, rozdělovat do různých míst jak dávají smysl, aniž by se k tomu muselo použít současného (a omezeného) řešení pomocí quick akcí.

Zkrátka a prostě to zní jako pecka, jak ty stránky udělat užitečnější a flexibilnější pro uživatele. Současně to v tuto chvíli pořád má nějaká omezení a limity a právě 12 klíčových otázek, které kolem toho můžete mít nám Christine zodpoví.

Jasně, celé to bude v angličtině, ale věřím tomu – i jak Christine znám – že i jenom pohled na prezentaci dost ozřejmí, pokud tvoje poslouchání angličtiny není úplně plynulé.

Těšíme se na viděnou.

Napiš komentář, díky!