Poštovní databáze je ve valné většině firem naprostý základ jejich každodenního života v Lotus Notes a v mnoha taky to jediné, proč tento systém používají. A přesto se relativně málo firem rozhodne k razantnímu zásahu do této klíčové databáze.
Důvod proč do ní nezasahují je povětšinou jasný – důrazně se to nedoporučuje. Méně je již jasné, proč se to nedoporučuje. Argumenty jsou pokaždé v zásadě stejné – je to klíčová aplikace, při migraci na novou verzi byste mohli mít problémy, bůh ví co se v nové verzi změní a další a další.
A přitom přidaná hodnota úprav může výrazně převýšit všechna negativa. Většina firem totiž ty celkové upgrady na novou verzi provádí na každou druhou verzi a tak mezi nimi je dost dlouhá doba, po kterou se investice vrací. I pokud upgradujete opravdu na každou verzi, poštovní šablonu z toho můžete většinou vynechat.
Pokud chcete databázi upravit, ale vlastně nevíte jak a o co, můžete začít stáhnutím vyhlášené šablony OpenNTF Mail Experience, která se pravidelně aktualizuje o novou funkcionalitu či opravu chyb a je dobrý etalon toho, co vše je možné udělat. Nevýhodou může být anglický jazyk aplikace, ale není nic jednoduššího než stáhnout třeba SuperMail od společnosti Whitesoft, který nehýří přehnanou funkcionalitou, ale přináší zjevně ty nejpoptávanější změny.
Když zapřemýšlím, jaké změny jsem prováděl do šablon já, tak nejčastěji jsou požadovány následující funkcionality:
- zákaz práce na serveru, vynucení práce na lokální replice
- omezení maximální velikosti odesílaných emailů
- omezení skupin, na které je možné emaily odesílat
- nastavování lokální konfigurace (přidání location a connection dokumentů a jejich udržování)
- automatické generování podpisů dle šablony
- možnost neodesílat potvrzení o přečtení (tady ožije většina IT lidí)
- a samozřejmě integrace s používanými aplikacemi, přímé ukládání do nich
Co myslíte, nestojí za to upravit si šablonu trochu k obrazu svému a ulehčit uživatelům práci?
Taky jsem dodělával pár drobností (do standardní šablony verze 6), které uživatelům zpříjemnily práci.
Namátkou:
– tlačítko „přidat/importovat přílohu“ rovnou na panel tlačítek
– grafické animované smajlíky (tohle se mi opravdu velice povedlo a uživatelé si to velmi pochvalují 🙂
– kategorizovaný (dle jména) pohled na došlou a odeslanou poštu (velmi usnadńuje dohledání mailu od/pro konkrétní osoby)
– vypnutí doručenek jsem si realizoval pouze u sebe. Považuji totiž za velmi prozíravé, že to nejde standardně vypnout 🙂
– V názvu záložky nového/otevřeného mailu je doplněno označení, zda je dokument otevřen ze serveru nebo z lokálu
– kosmetické drobnosti v kalendáři a úkolech (přehození polí, odeslání připomínky v kopii na někoho dalšího..atd)