Kniha Making Ideas Happen je vlastně kniha o GTD. Dozvíte se jak si své úkoly a další věci organizovat tak, abyste byli schopni realizovat vaše myšlenky.
Myšlenky se nezrealizují díky tomu, že jsou skvělé. Je jedno, zda máte geniální myšlenku, důležité je, abyste ji proměnili v realitu. Toto umění se dokáže naučit každý, stačí upravit své organizační zvyky, zapojit širší komunitu a stát se leaderem.
To, že myšlenky umírají bez realizace je vlastně správně. Každá nová idea totiž stojí čas, energii a může nás svézt z té správné cesty. Umírají hlavně díky tomu, že na ně nemáme pro spoustu jiných věcí čas. Další zapadnou mezi spoustu jiných skvělých myšlenek.
Jak tedy dosáhnout toho, aby se myšlenka opravdu stala realitou?
Realizace myšlenky = (Myšlenka) + Organizace a provedení + Tlak komunity + Vůdčí schopnosti
Organizace a provedení
Brainstorming je dobrá věc, ale musíte ho začít s otázkou a cílem získat něco specifického, relevantního a co se dá začít dělat. Moc nových skvělých myšlenek je totiž stejně špatné jako nedostatek myšlenek – prostě se v nich utopíte a svou energii rozmělníte do všech stran.
Action metoda sestává z následujících třech věcí, které máte pro každý projekt (a projekt je kterákoliv věc, kterou děláte) hezky v deskách v uvedeném pořadí. Což má výhodu, že úkoly máte pořád před očima:
- Úkol (Action step) – to je věc, která vás posouvá. Vždy musí být přidělen někomu konkrétnímu, jinak se neuděje. Nedává smysl dělat zápisy z jednání, rozpliznou se. Z jednání musí vzniknout úkoly a ti si musí řešitelé vzít za své.
- Reference – všechny poznámky, které souvisí s úkoly. Nejsou to úkoly, slouží pouze jako podklad pro jejich řešení – zápisy z jednání (ty co nemá smysl dělat), výstřižky, webové adresy, náčrtky.
- Věci k udělání (Backburner items) – někdy by stálo za to je udělat, ale teď zrovna počkají. Tedy všechno, co nemusíte udělat brzo, ale musí to počkat na vhodný čas a současně to nesmí zapadnout mezi referencemi.
Každý úkol je co nejvíc konkrétní, ideálně začíná slovesem s akcí, kterou je třeba udělat. Čím méně konkrétní tím větší pravděpodobnost, že ho přeskočíte. Tedy neuděláte a odsunete na později.
Na konci každé schůzky může dávat smysl projít si všechny úkoly, které si lidé zapsali, aby byla jistota, že žádný nevypadl a nezapomene se na něj.
A pozor, úkoly by neměly být emaily. Ty totiž vždy znovu opakovaně čtete a zamýšlíte se nad nimi, místo abyste rychle udělali ten konkrétní úkol.
Věci, pomocí kterých úkoly evidujete, musí být hezké. Pokud jsou totiž hezké, tak je rádi a často používáte 🙂
Nastavení priority je dalším důležitým bodem – vždy mějte jasno, který projekt je opravdu důležitý a který je až na konci, když zbude čas. Díky tomu budete i úkoly dělat ve stejném pořadí a důležité projekty se zbytečně nezpomalí.
Můžete mít dva seznamy úkolů – těch urgentních a těch důležitých. Svůj pracovní čas můžete rozdělit dle libosti mezi tyto dva seznamy a díky tomu postupně posouvat oba dva, Nestane se vám tak, že se zahrabete pouze do těch urgentních (které pořád přibývají) a k těm důležitým se vůbec nedostanete.
Pomoci může i „Focus area“ – tedy několik úkolů, které si na daný den vyberete a které dokud nesplníte tak neskončíte. Bez ohledu na to, co jiného se děje.
Zrušte pravidelné schůzky – tohle pravidlo je snad ve všech knihách, které jsem v poslední době četl. Pokud schůzka nemá dopředu danou agendu a děje se prostě pravidelně, tak lidé v podstatě jenom začnou říkat co se událo a celá schůzka je úplně na nic – nevyplynou z ní žádné úkoly.
Stejně tak nesvolávejte schůzky, pokud si nejste něčím jistí (a potřebujete se tedy jenom ujistit, že to myslíte dobře) a nesvolávejte schůzky se zakulacenými délkami (30 nebo 60 minut). Schůzka by měla trvat jen tak dlouho jak je nezbytně nutné a pokud ji svoláte pouze na 10 minut, tak si budete víc hlídat, abyste zbytečně nepřetáhli.
Zeď splněných úkolů – pro motivaci týmu může také fungovat stěna kam lepíte všechny hotové úkoly. Je krásně vidět, jak to odsýpá.
Tlak komunity
Jakmile zapojíte další lidi, tak výrazně rychleji zpřesníte celý koncept, najdete chyby a nedostatky a hlavně se stane zodpovědní vůči dalším lidem.
Tři základní typy lidí:
- Snílci – mají sny jak by to mělo vypadat, co by to mělo dělat, ale málokdy to opravdu zrealizují. Ale mají spoustu skvělých nových myšlenek, což je také fajn
- Dříči – ke každé myšlence přistupují skepticky a snaží se ji rozsekat. Rozsekat na jednotlivé kousky, do kterých se mohou zamilovat a udělat je. Dokud je myšlenka abstraktní tak ji mají snahu zahodit, jakmile je dostatečně konkrétní začnou makat
- Posouvači – mají od každého z nich něco, což se na první pohled jeví skvěle, ve skutečnosti to ale způsobuje, že jsou namočení do spousty projektů, které musí tlačit
Je dobré si na projekt najít alespoň jednoho partnera – vzájemně se bude doplňovat a tlačit. Dobré je jít se svými sliby také veřejně ven a umožnit, aby vás ostatní tlačili k jejich splnění – využijte pro to Twitter, Facebook či cokoliv jiného. Důležité je, aby váš postup mohli sledovat lidé a vy tak měli důvod to opravdu někam dotáhnout.
Vůdčí schopnosti
Vymyslete si odměnu – odstřihněte se od těch tradičních a krátkodobých (asi mají na mysli peníze) a vymyslete si, co vás bude motivovat. Pro někoho je to třeba množství zmínek o jeho projektu na internetu, pro dalšího něco jiného.
Mějte vlastníky myšlenek – nechoďte s myšlenkou a nezaúkolujte lidi, aby ji zrealizovali, ale najděte někoho, kdo si ji vezme za svou. V okamžiku, kdy se pro ni nadchnou, budou schopni sami a nadšeně pokračovat. V opačném případě je to prostě další úkol.
Za kým půjdete? Ve většině firem se hodně hraje na hierarchii, funkce na vizitkách a kdo koho řídí. Když se ale zeptáte lidí, za kým by šli s jednotlivými problémy, získáte seznam dost možná úplně jiných lidí. Zvláště ve velkých firmách můžete být překvapeni, že ti nejdůležitější lidi vůbec nesedí na těch „správných“ židlích a při čistkách byste je dost klidně propustili.
Odkazy na internetu
Behance Network – sdílejte myšlenky a nechte si je ohodnotit dalšími členy komunity
ActionMethod.com – pokud chcete vyzkoušet jeden z mnoha nástrojů pro vedení úkolů
Kde koupit?
Například na Amazonu, kde jinde.