Letem světem Salesforcem aneb Salesforce volá admina

Před pár měsíci jsem měla super příležitost, působila jsem jako globální administrátor pro Střední a Západní Evropu. Mým úkolem bylo spravovat systém Salesforce, dohlížet na funkčnost, kontrolovat probíhající joby, dohlížet na kritické updaty. Ale hlavním úkolem bylo celkové pročištění prostředí. Identifikace již nepoužívaných či málo používaných polí. Jako pomocníka jsem ocenila aplikaci Field trip z App Exchange. Oříškem byly picklist hodnoty a četnosti jejich využívání. Tady se jako užitečný nástroj hodila Developer Console a SOQL dotazy. Pro základní orientaci console dobře posloužila.

Z tohoto “čištění” jsem plynule přešla do oblasti User Experience (UX).

Kladla jsem si otázku: proč běžný uživatel potřebuje na page layoutu vidět velké množství polí? Já jako uživatel nechci rolovat a hledat povinná pole napříč celou obrazovkou či ještě o kus níže.

Pojďme to vyřešit, identifikujme pole, která jsou pro sales uživatele důležitá, zbytek pro něj odstraňme z page layoutu nebo omezme pomocí oprávnéní na profilu, vytvořme a vhodně distribuujme permission sety.

I zde administrátor může narazit na úskalí. Uživatel je zvyklý vidět svou obrazovku a každá změna, i když k lepšímu, může narušit jeho vizuální orientaci po obrazovce.

Cílem by mělo být připravit pro uživatele příjemné obrazovky s minimem polí, s minimálním množství manuálních vstupů. Čím více je po uživatelích požadováno vyplňování mnoha polí, uživatel logicky volí cestu nejmenšího zla. Pak se v polích objevují vždy jen první hodnoty z 20-ti řádkového seznamu picklist hodnot. Nebo se osvědčeně volí hodnota „Ostatní“. Zadává se číslo 0 či tečka, záleží, co systém dovolí zadat do polí.  A tím se vytrácí původní super myšlenka dozvědět se co nejvíce o zákazníkovi.

A od UX, od schovávání/mazání nepotřebných polí, tlačítek, nefunkčních linků pro sales reprezentanty byl jen malý krok do oblasti Security. Proč by měl ten a ten uživatel mít přísup k tomuto poli, proč by ho měl editovat? Pojďme upravit securitu na Profilu. Pro klíčové bussiness uživatele nastavme vhodné přístupy. Pro případ potřeby si pohrajme se Sharing pravidly. Držme minimální počet profilů a snažme se více zapojit permission sety. Salesforce nám pomáhá, aktuálně nám připravil možnost sdružit několik permission setů do jednoho (Permission Set Groups). Opravdu manager nepotřebuje mít svůj vlastní profil, nepotřebujeme v systému udržovat profil, který má pouze jednoho aktivního uživatele. Takže jsem začala sjednocovat „příbuzné“ profily a tím snižovat množství používaných profilů. Hrála jsem si s permission sety, omezovala přístup uživatelů – např. odebírala jsem systémové oprávnění: Export Reports, Manage Public List Views, Manage Reports in Public Folders….

A pak mé administrátorské hrátky zkřížil versovací systém, GIT. Ale to už je jiný příběh:)

Při práci mám ráda zábavu a zpestření. Potřebovala jsem oživit nudnou šeď Salesfoce Classicu. V reportu oceňuju barvičky z podmíněného formátování. Na několika projektech jsem si mohla vyzkoušet práci s  Graphics Pack.

Před pár málo dny jsem objevila emoji a tak nyní experimentuji a používám https://coolsymbol.com/emojis/emoji-for-copy-and-paste.html

Emoji pro zvýraznění informací

Takové zvýraznění pomocí Emoji používám v přehledu reportů, v list views.

A pro znalce už jen připomenu aplikaci pro správu hesel pro různé Salesforce instance.

Uložím si přihlašovací údaje pro produkční a testovací prostředí, odliším barevně a získám rychlé rozlišení tabů, vím, kde právě se pohybuji:)

A na co těším v dohledné době? Na chystaný přechod na Lightning a na nové možnosti designu stránek. Chci si vyzkoušet Dynamické stránky v Lightningu. A obzvláště se těším na léto. Současná situace mi otevřela oči a shledávám, že práce z domu je pro mě prioritní. Upřímně i to byl můj prvotní impuls, proč jsem začala před lety se Salesforce. Ta možnost zapnout počítač odkudkoli, kde je internet a řešit zajímavé úkoly, byla důležitým faktorem pro nasměřování mé Salesforce kariéry. Hlavní je, mít se stále kam posunovat, a to platí nejen pro oblast Salesforce.

Hana Srnová

Hana Srnová, Salesforce nadšenec, strážce rodiny, ochránce přírody a kulinářský experimentátor.

Zajímá mě tvůj názor