Jaké mají konference náklady?

Zajímalo vás někdy, co všechno musí takový pořadatel konference zaplatit a kolik mu nakonec zůstane peněz? Mě vždycky, zvláště když jsem viděl, že ta konference stojí hezkých pár tisícovek. A od té doby, co jsme je začali natáčet, mě to zajímá ještě víc. Protože jak navrhnout rozumnou cenu, když nevíte, za co pořadatel musí platit a kolik mu tak asi může zbýt na vás?

Nakonec jsem poptal hezkých pár organizátorů, od těch, co organizují konference pro pár desítek lidí až pro ty, kteří mají zkušenost s konferencí pro pár set lidí. Od těch, kteří to dělají pro radost a bez zisku, až pro ty, kteří na tom chtějí a musí vydělat.

Každý mi říkal „my jsme jiní, nám to vychází jinak, nás nemůžeš srovnávat“. A nakonec ty poměry vyšly u všech velmi podobně. Ano, absolutní částky jsou jiné, ale ty poměry jsou velmi stejné.

Jak to je?

Ty běžné náklady dáte dohromady snadno. A dost možná i jejich pořadí:

  • 40 % občerstvení – ano, za jídlo organizátoři běžně platí 40 % svých celkových nákladů. Neriskují, že by na někoho nezbyl zákusek nebo chlebíček, protože to by byl „poprask“. Bohužel, lidé si většinou už v okamžiku odchodu z konference nepamatují, co dobrého vlastně jedli;
  • 30 % pronájem sálu – malé sály jsou levné, ale jakmile chcete sál pro pár set lidí tak už máte velmi omezené možnosti a ceny jdou nahoru. Hodně nahoru;
  • 5 % pronájem techniky – dost možná budete mít štěstí a v sále bude všechno, spíš tomu ale tak nebude. Nasvícení, nazvučení, promítání, … každá položka stojí trochu, dohromady to dá dost;
  • 5 % prezentující, překladatelé – prezentujícím se v Česku z nějakého důvodu typicky neplatí. Překladatelům ano. Všem potom platí cesťáky případně ubytování. Takže každý prezentující vás něco stojí, byť mu nezaplatíte ani korunu;
  • 2 % ubytování – jako organizátor tam asi budete chtít být o den dřív a dost možná zůstat o den déle. A to něco stojí.

Pak jsou „drobnosti“, které ale dohromady dají klidně 30 % nákladů:

  • 20 % vstupy zdarma – novináři, důležití lidé, klíčoví zákazníci i ti, kteří si na důležité hrají. Prostě všichni, kteří by tam měli být nebo které tam chcete a kteří si lístek určitě nekoupí. Kdekoliv od 0 % do 40 % a to vám s náklady hezky zacvičí;
  • 5 % propagační materiály – ty igelitky s programem, výtiskem přednášek, loga firem, roll-upy a další věci něco stojí. Dost pravděpodobně to bude použité jenom jednou;
  • 2 % marketing – když máte štěstí tak vás marketing nestojí nic, komunita se postará. Jinak zkoušíte PPC reklamu, reklamu na Facebooku či Twitteru, což je prý celkem levné. Pokud budete inzerovat v tisku tak to půjde výš;
  • 2 % doprava a další drobnosti – nemluvím o cestovném, ale takovém tom rychlém zajetí do firmy pro něco zapomenutého, pro rychlý nákup dalších visaček na jmenovky, pro cokoliv co se zapomene nebo pro kohokoliv kdo se někde zapomene a je potřeba ho vyzvednout;
  • 2 % vstupenky – řešíte vstupenky? Pak se připravte, že buď potřebujete jednoho člověka, který se o ně bude starat, nebo využijete služeb specializovaných firem a zaplatíte za to 2 – 10 % celkových nákladů. Což je dost, ale za ty nervy to asi stojí. Nebo to můžete brát jako reklamu, stejně jako jsme to brali my u večírku po Novém Zélandu;
  • 1 % hostesky – u registrace, nahánějící lidi do sálů, vysvětlující kde jsou toalety nebo kam na oběd. Ano, i ty něco stojí.

Na úplném konci jsou ty věci, které přeci zvládne každý:

  • focení – foťák máme v mobilu všichni, proč za to někomu platit? Nebo se najde dobrovolník, který to rád udělá;
  • video záznam – postavit kameru do sálu nemůže být žádná věda, pak to prostě nahrneme na YouTube a bude. Bude, ale mohlo by být lépe. Točit to na dvě kamery, prostříhat záběry, přidat prezentace a další drobnosti stojí peníze, klidně 10 % vašich nákladů, ale na to video se potom dá dívat. Narozdíl od těch, které vzniknou tak nějak proto, aby vznikly.

Poměr nákladů pořadatelů konferencí

Je to tak správně?

Jak jsem postupně mluvil s jednotlivými organizátory a všichni mi říkali ty poměry podobně, tak mi tuhnul úsměv.

Že něco stojí sál a technika chápu.

Že nezaplatí prezentujícím a raději se na to dívají, jakou jim dělají neskutečnou reklamu, už tak moc nechápu.

Že skoro polovinu nákladů věnují na jídlo, jenom aby zacpali lidem pusu, mě děsí.

A pak už nezbude na pořádného fotografa, aby nafotil použitelné fotky, které se dají dát do článků nebo sdílet, a nezbude ani na pořádný záznam, na který by se lidé mohli dívat i za rok. Ale to jsem vlastně řešil v minulém článku, zda je vůbec správně, aby ta videa vznikala.

Že nezbude na organizátory to už jsem opominul naprosto. Bohužel je to prý u většiny konferencí dost normální, kvůli penězům pro sebe to nedělají.

Zkrátka a prostě, pokud organizujete konferenci, zkuste se zamyslet nad prioritami. Zda si nenechat účastníky jídlo kupovat (jako třeba na Svobodě Naživo), aby toho snědli jenom tolik, kolik opravdu potřebují, a ty „ušetřené“ peníze vrazit do něčeho důležitějšího.

Zajímá mě tvůj názor