Zajímalo vás někdy, co všechno musí takový pořadatel konference zaplatit a kolik mu nakonec zůstane peněz? Mě vždycky, zvláště když jsem viděl, že ta konference stojí hezkých pár tisícovek. A od té doby, co jsme je začali natáčet, mě to zajímá ještě víc. Protože jak navrhnout rozumnou cenu, když nevíte, za co pořadatel musí platit a kolik mu tak asi může zbýt na vás?
Nakonec jsem poptal hezkých pár organizátorů, od těch, co organizují konference pro pár desítek lidí až pro ty, kteří mají zkušenost s konferencí pro pár set lidí. Od těch, kteří to dělají pro radost a bez zisku, až pro ty, kteří na tom chtějí a musí vydělat.
Každý mi říkal „my jsme jiní, nám to vychází jinak, nás nemůžeš srovnávat“. A nakonec ty poměry vyšly u všech velmi podobně. Ano, absolutní částky jsou jiné, ale ty poměry jsou velmi stejné.
Jak to je?
Ty běžné náklady dáte dohromady snadno. A dost možná i jejich pořadí:
- 40 % občerstvení – ano, za jídlo organizátoři běžně platí 40 % svých celkových nákladů. Neriskují, že by na někoho nezbyl zákusek nebo chlebíček, protože to by byl „poprask“. Bohužel, lidé si většinou už v okamžiku odchodu z konference nepamatují, co dobrého vlastně jedli;
- 30 % pronájem sálu – malé sály jsou levné, ale jakmile chcete sál pro pár set lidí tak už máte velmi omezené možnosti a ceny jdou nahoru. Hodně nahoru;
- 5 % pronájem techniky – dost možná budete mít štěstí a v sále bude všechno, spíš tomu ale tak nebude. Nasvícení, nazvučení, promítání, … každá položka stojí trochu, dohromady to dá dost;
- 5 % prezentující, překladatelé – prezentujícím se v Česku z nějakého důvodu typicky neplatí. Překladatelům ano. Všem potom platí cesťáky případně ubytování. Takže každý prezentující vás něco stojí, byť mu nezaplatíte ani korunu;
- 2 % ubytování – jako organizátor tam asi budete chtít být o den dřív a dost možná zůstat o den déle. A to něco stojí.
Pak jsou „drobnosti“, které ale dohromady dají klidně 30 % nákladů:
- 20 % vstupy zdarma – novináři, důležití lidé, klíčoví zákazníci i ti, kteří si na důležité hrají. Prostě všichni, kteří by tam měli být nebo které tam chcete a kteří si lístek určitě nekoupí. Kdekoliv od 0 % do 40 % a to vám s náklady hezky zacvičí;
- 5 % propagační materiály – ty igelitky s programem, výtiskem přednášek, loga firem, roll-upy a další věci něco stojí. Dost pravděpodobně to bude použité jenom jednou;
- 2 % marketing – když máte štěstí tak vás marketing nestojí nic, komunita se postará. Jinak zkoušíte PPC reklamu, reklamu na Facebooku či Twitteru, což je prý celkem levné. Pokud budete inzerovat v tisku tak to půjde výš;
- 2 % doprava a další drobnosti – nemluvím o cestovném, ale takovém tom rychlém zajetí do firmy pro něco zapomenutého, pro rychlý nákup dalších visaček na jmenovky, pro cokoliv co se zapomene nebo pro kohokoliv kdo se někde zapomene a je potřeba ho vyzvednout;
- 2 % vstupenky – řešíte vstupenky? Pak se připravte, že buď potřebujete jednoho člověka, který se o ně bude starat, nebo využijete služeb specializovaných firem a zaplatíte za to 2 – 10 % celkových nákladů. Což je dost, ale za ty nervy to asi stojí. Nebo to můžete brát jako reklamu, stejně jako jsme to brali my u večírku po Novém Zélandu;
- 1 % hostesky – u registrace, nahánějící lidi do sálů, vysvětlující kde jsou toalety nebo kam na oběd. Ano, i ty něco stojí.
Na úplném konci jsou ty věci, které přeci zvládne každý:
- focení – foťák máme v mobilu všichni, proč za to někomu platit? Nebo se najde dobrovolník, který to rád udělá;
- video záznam – postavit kameru do sálu nemůže být žádná věda, pak to prostě nahrneme na YouTube a bude. Bude, ale mohlo by být lépe. Točit to na dvě kamery, prostříhat záběry, přidat prezentace a další drobnosti stojí peníze, klidně 10 % vašich nákladů, ale na to video se potom dá dívat. Narozdíl od těch, které vzniknou tak nějak proto, aby vznikly.
Je to tak správně?
Jak jsem postupně mluvil s jednotlivými organizátory a všichni mi říkali ty poměry podobně, tak mi tuhnul úsměv.
Že něco stojí sál a technika chápu.
Že nezaplatí prezentujícím a raději se na to dívají, jakou jim dělají neskutečnou reklamu, už tak moc nechápu.
Že skoro polovinu nákladů věnují na jídlo, jenom aby zacpali lidem pusu, mě děsí.
A pak už nezbude na pořádného fotografa, aby nafotil použitelné fotky, které se dají dát do článků nebo sdílet, a nezbude ani na pořádný záznam, na který by se lidé mohli dívat i za rok. Ale to jsem vlastně řešil v minulém článku, zda je vůbec správně, aby ta videa vznikala.
Že nezbude na organizátory to už jsem opominul naprosto. Bohužel je to prý u většiny konferencí dost normální, kvůli penězům pro sebe to nedělají.
Zkrátka a prostě, pokud organizujete konferenci, zkuste se zamyslet nad prioritami. Zda si nenechat účastníky jídlo kupovat (jako třeba na Svobodě Naživo), aby toho snědli jenom tolik, kolik opravdu potřebují, a ty „ušetřené“ peníze vrazit do něčeho důležitějšího.