Kolik místa zabírá váš Salesforce? Budete platit?

Kolik dat máme v Salesforce mě nikdy nezajímalo. Je to přeci v cloudu, tak o co jde. Samozřejmě jsem věděl, že nějaké limity existují, ale těch nikdy nemůžeme dosáhnout, když tam máme maximálně pár set tisíc záznamů a v každém z nich jenom pár informací.

Až jsem tehdy importoval těch několik milionů záznamů a napadlo mě se na System Overview podívat. Byl jsem pořádně překvapený. Skoro 5GB dat nemohou myslet vážně, když jsem tam nahrával sotva 500MB.

Krátká verze

Každý záznam v Salesforce zabírá přibližně 2KB, bez ohledu na tom, kolik na něm existuje polí nebo dokonce kolik jich je vyplněných. Pokud tedy překročíte cca 500 000 záznamů, tak začnete platit. Relativně dost.

Vůbec si nejsem jist, že když jsem onehdá na pohovoru „obhajoval“ svůj návrh struktury dat v SF a dozvěděl jsem se, že jsem ho navrhl málo flexibilně, zda ti chlapci vůbec takovouto věc brali v potaz. Protože pokud ne, tak by je to během chvíle vyšlo také pořádně draho.

Wally Thornton před dvěma lety napsal, že Salesforce Storage Pricing Stuck in the ’90s. V roce 2016 ty ceny příliš neklesly, aktuálně se platí 1620€ ročně za 500MB nebo 12 960€ ročně za 10GB. Neziskové organizace mají slevu 73 %. V jiných velikostech než 500MB a 10GB se místo neprodává.

Dlouhá verze

Dostal jsem tehdy 521MB dat ve struktuře, která mi úplně nevyhovovala.

Transformoval jsem je do formátu, který lépe odpovídal rozložení dat v SF, naimportoval a udělal rovnou zase export ven. Nikoliv překvapivě byl ten export o kus větší – informace jako vlastník, datum vytvoření, poslední změny a další dopočtená pole. Ale pořád to bylo o řád jinde, než ukazovalo System Overview.

Otevřel jsem tedy požadavek na helpdesk a začalo mé kolečko emailů. Po několika z nich jsme se dostali k tomu, že mi v exportu žádná data nechybí, ale že mi to řádově nesedí.

Campaign member, což je v podstatě link mezi kampaní a kontaktem, takže obsahuje řádově 5 polí, zabírá 1KB. Transakce, která těch polí obsahuje asi 10 zabírá 2KB. Kontakty mají řádově 40 polí, vyplněných je maximálně 20 z nich a zabírají také 2KB. Kampaně mají do 10 vyplněných polí a zabírají 8KB. Mazec a nepochopitelný rozdíl.

Zpětná vazba z podpory nakonec byla, že je to tak správně (viz již zmiňovaný článek) a že:

The additional storage in salesforce.com is needed to maintain indexing and mirroring of your records. The additional storage also goes towards tape capacity for backups, disk capacity for data recovery systems and search engine indicates.

Že kus místa zaberou indexy mi bylo jasné. Myslel jsem si ale, že to místo je tak drahé, protože platím za všechen ten mirroring a zálohy, nikoliv že se mi tyto věci budou počítat jako obsazené místo a ještě si je draze zaplatím.

Klíčová ale byla naše závěrečná otázka – co se bude dít? Odpověď podpory zní, že to bude fungovat, ale je nutné to prodiskutovat s naším obchodníkem. A tak jsme to raději prodiskutovali a začali platit rovnou, než abychom se po roce dočkali překvapivé faktury na pár tisíc euro za to, že jsme celý rok čerpali víc místa, než jsme měli.

Jak objem snížit

Snížit objem dat je možné v podstatě jediným rozumným způsobem – smazat je. Smazat staré kampaně, případně si informaci o tom, které kampaně byl kontakt členem přenést přímo na kontakt, protože to už nebude mít žádné dopady na místo.

Druhým způsobem, který mě napadl, je využití externích objektů. Část těch dat – ať už ty staré nebo jeden z vyvinutých objektů – přesunout do externí databáze. V tu chvíli ušetříme místo v Salesforce, ale zase nám vzniká další místo, o které je nutné se starat a za které je třeba platit. Byť třeba méně. Propojení s těmito objekty zvládá Salesforce nativně, takže by to ani nebyla moc velká práce.

Uvidíme co přinese budoucnost, 10GB extra nám dává pár pár let prostoru pro růst. A starat se o další databázi se nám asi chtít nebude.